Wniosek o niezaleganiu w Urzędzie Skarbowym – jak otrzymać zaświadczenie?

Spis treści

1. Kiedy potrzebne będzie zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach
2. Jak uzyskać zaświadczenie
3. Odpowiedź urzędu
4. Odwołanie

Po złożeniu wniosku o wydanie zaświadczenia, organ zobowiązany jest sprawdzić, czy w stosunku do wnioskodawcy nie jest prowadzone postępowanie mające na celu ustalenie lub określenie wysokości zobowiązań podatkowych. Jeżeli zostanie ustalone, iż takie postępowanie jest prowadzone, to ustawodawca wprowadza powinność wydania decyzji ustalającej lub określającej wysokość zobowiązań podatkowych w celu wykazania ich w zaświadczeniu – oczywiście, jeżeli zgromadzony w tym postępowaniu materiał dowodowy pozwala na jego zakończenie. Jeżeli stan sprawy nie rokuje na zakończenie w terminie wydania zaświadczenia, organ zobowiązany jest podać informacje o prowadzonym postępowaniu.

Jednocześnie ustawodawca przewiduje poza podstawową treścią zaświadczenia, jaką jest podanie informacji o zaległościach podatkowych, możliwość uzyskania dodatkowych danych – jednak jest to możliwe wyłączenie na żądanie wnioskodawcy.

W zaświadczeniu mogą więc znaleźć się dodatkowe informacje o ewentualnym prowadzonym postępowaniu egzekucyjnym w administracji, również w zakresie innych niż podatkowe zobowiązań, a także informacje dotyczące okresów, z których pochodzą zaległości podatkowe i ich tytułów.

Co ważne, jeśli zaległości podatkowe podatnika zostały odroczone lub rozłożone na raty, to organ wydający zaświadczenie, zaświadcza, iż wnioskodawca nie posiada zaległości.

Kiedy potrzebne będzie zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach

Zaświadczenie może być potrzebne w rozmaitych sytuacjach, również tych zupełnie niezwiązanych z obszarem rozliczeń podatkowych. Przykładowo, taki dokument może być wymagany przy:

• korzystaniu z procedur uproszczonych w imporcie towarów; 
• weryfikacji kredytobiorcy przez bank;
• zawieraniu umowy leasingowej;
• dokonywaniu transakcji kupna-sprzedaży nieruchomości;
• udziale w zamówieniach publicznych, gdy zażąda tego zamawiający.

Jak uzyskać zaświadczenie

Aby uzyskać zaświadczenie należy złożyć wniosek o jego wydanie do właściwego urzędu (najczęściej będzie to urząd właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub adres siedziby). Obecnie możliwe jest złożenie wniosku:

• podczas wizyty w urzędzie;
• listownie;
• elektronicznie poprzez portal Biznes.gov.pl. W tym przypadku do podpisania wniosku potrzebny będzie profil zaufany albo podpis elektroniczny.

Co do zasady nie ma formalnego wzoru wniosku o wydanie takiego zaświadczenia, jednak urzędy zwykle przygotowują formularze wniosku i udostępniają je w swoich siedzibach oraz na stronach internetowych.

We wniosku należy sprecyzować, jakie informacje mają być potwierdzone przez urząd w zaświadczeniu. Chodzi o to, czy  urząd ma potwierdzić brak zaległości w podatkach, czy może ma podać informację o stanie zaległości. Jak już wspomniano, istnieje też możliwość uzyskania dodatkowych informacji dotyczących np. prowadzonego postępowania egzekucyjnego w administracji.

Do wniosku należy dołączyć:

1.Dowód zapłaty opłaty skarbowej za wydanie zaświadczenia (można to zrobić również później, w terminie do 3 dni).

Dokument ten może mieć formę wydruku potwierdzającego dokonanie przelewu, a w przypadku składania wniosku drogą elektroniczną, może to być elektroniczny dokument potwierdzający dokonanie przelewu bądź skan wydruku. Opłata skarbowa za wydanie zaświadczenia wynosi 21 zł za wydanie jednego egzemplarza tego dokumentu.

W wyjątkowych sytuacjach ustawodawca zwolnił wnioskodawców od zapłaty opłaty skarbowej, dotyczy to spraw:

• alimentacyjnych;
• opieki;
• kurateli i przysposobienia;
• ubezpieczenia społecznego.

Co ważne, opłatę skarbową należy wpłacić w kasie, na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu, w którym składany jest wniosek o zaświadczenie (numer konta widnieje na stronie urzędu miasta lub gminy).

Przykładowo, jeśli wniosek jest składany do Pierwszego Urzędu Skarbowego w Poznaniu, opłatę należy uiścić na konto Urzędu Miasta Poznania.

2. Dowód zapłaty opłaty skarbowej dotyczącej pełnomocnictwa (można to zrobić również później, w terminie do 3 dni).

Dokument ten może mieć formę wydruku potwierdzającego dokonanie przelewu, a przypadku składania wniosku drogą elektroniczną może to być elektroniczny dokument potwierdzający dokonanie przelewu bądź skan. Opłata skarbowa dotycząca pełnomocnictwa wynosi 17 zł. Co istotne, obowiązek jej uiszczenia powstaje wyłącznie, jeśli wnioskodawca działa przez pełnomocnika.

Z opłaty skarbowej zwolnione jest jednak złożenie dokumentu potwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu.

Nie płaci się również opłaty skarbowej za pełnomocnictwo ogólne PPO-1 (dotyczy ustanowienia pełnomocnika ogólnego do wszystkich spraw podatkowych), co więcej nie trzeba dołączać do wniosku kopii takiego pełnomocnictwa, ponieważ urząd sam ma możliwość sprawdzenia jego zakresu w  Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO).

Co ważne, opłatę skarbową należy wpłacić w kasie, na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu, w którym składany jest dokument potwierdzający udzielenie pełnomocnictwa (numer konta widnieje na stronie urzędu miasta lub gminy).

Przykładowo, jeśli wniosek jest składany do Pierwszego Urzędu Skarbowego w Poznaniu, opłatę należy uiścić na konto Urzędu Miasta Poznania.

Odpowiedź urzędu

Urząd wydaje zaświadczenie w ciągu 7 dni, licząc od dnia wpływu kompletnego, poprawnego wniosku. Jeśli natomiast urząd stwierdzi braki formalne, wzywa do ich uzupełnienia w podanym terminie 7 dni. Jeśli wnioskodawca nie uzupełni braków we wniosku w wyznaczonym czasie, to wniosek pozostanie bez rozpatrzenia.

Zakładając, iż zaświadczenie zostało wydane, to należy mieć na uwadze, że potwierdza ono sytuację podatkową w dniu jego wydania. Dokument traci ważność, kiedy zmieni się sytuacja podatkowa.

Jeśli chodzi z kolei o formę zaświadczenia, to urząd, w zależności od opcji zaznaczonej we wniosku, przysyła je:

• w formie elektronicznej;
• przesyłką pocztową.

Zaświadczenie można też odebrać w urzędzie.

Odwołanie

Urząd może wydać postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia, np. kiedy w trakcie weryfikacji ujawnione zostaną zaległości, a złożono wniosek o potwierdzenie niezalegania w podatkach.

W takiej sytuacji wnioskodawcy przysługuje prawo do złożenia zażalenia w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia.