Kiedy powstaje obowiązek wypłaty odprawy pośmiertnej

Spis treści

1. Wysokość odprawy pośmiertnej             
2. Komu przysługuje odprawa pośmiertna
3. Podział odprawy pośmiertnej pomiędzy uprawnionych
4. Tryb udzielenia odprawy pośmiertnej
5. Opodatkowanie wypłaty w podatku od podatku dochodowego

Obowiązki pracodawcy związane są m.in. z faktem, iż określone prawa majątkowe przysługujące dotąd pracownikowi przechodzą na rzecz członków najbliższej rodziny. Warto podkreślić, że prawa te mają charakter wyłącznie finansowy, nie ma zatem wymogu narzucanego pracodawcy, aby osoby bliskie pracownikowi dopuszczone zostały do pracy niejako w zastępstwie, w jego miejsce. Chociaż oczywiście takie zatrudnienie nie byłoby sprzeczne z przepisami.

Wracając jednak do praw majątkowych przysługujących najbliższym członkom rodziny, można wymienić tutaj m.in.: wynagrodzenie pracownika w określonej wysokości, ekwiwalent za urlop wypoczynkowy czy właśnie odprawę pośmiertną.

Obowiązek wypłaty odprawy pośmiertnej wynika z Kodeksu pracy, który wskazuje, iż w razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy (bądź w czasie pobierania po jego ustaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby), rodzinie przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna.

Co ważne dla wypłaty odprawy pośmiertnej nie ma znaczenia miejsce śmierci pracownika, czy też jej przyczyna (również samobójstwo czy ewidentna wina pracownika nie wyłącza prawa do jej poboru). Znaczenia nie ma również fakt, czy w momencie śmierci pracownik świadczył pracę, czy też przebywał np. na urlopie wypoczynkowym, macierzyńskim, wychowawczym itp. Odprawa pośmiertna przysługuje też niezależnie od rozmiaru etatu pracownika.

Sam fakt uregulowania kwestii związanych z odprawą pośmiertną w kodeksie pracy oznacza, że tego typu uprawnienia nie przysługują członkom rodziny osoby, która zatrudniona jest na podstawie umowy cywilnoprawnej (umowa zlecenie, umowa o dzieło).

Wysokość odprawy pośmiertnej             

Wysokość odprawy pośmiertnej jest uzależniona od tego, jak długo pracownik zatrudniony był u danego pracodawcy i wynosi równowartość:

• 1-miesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat;
• 3-miesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat;
• 6-miesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.

Jeżeli natomiast jest tylko jeden członek rodziny uprawniony do odprawy pośmiertnej, to przysługuje mu odprawa w wysokości połowy odpowiedniej kwoty.

Ważną informacją jest, iż wypłata odprawy pośmiertnej nie przysługuje w sytuacji, gdy pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową jest nie niższe niż potencjalna odprawa.

Oczywiście, jeżeli odszkodowanie byłoby niższe, pracodawca obowiązany jest wypłacić rodzinie kwotę stanowiącą różnicę.

Komu przysługuje odprawa pośmiertna

Odprawa pośmiertna wypłacana jest małżonkowi pracownika oraz innym członkom rodziny, którzy spełniają warunki do uzyskania renty rodzinnej zgodnie z przepisami o emeryturach i rentach (uprawnienie do renty rodzinnej nie ma zatem znaczenia dla małżonka).

Uszczegóławiając, ustawa wymienia tutaj:

1. małżonka, który w chwili śmierci współmałżonka spełnia określone warunki (dotyczące m.in. wieku, stanu zdrowia bądź znajdującego się w określonej sytuacji rodzinnej;
2. dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione spełniające określone warunki (dotyczące m.in. wieku, stanu zdrowia);
3. przyjęte na wychowanie i utrzymanie wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, w tym również w ramach rodziny zastępczej, które spełniają określone warunki;
4. rodzice spełniający określone warunki (przy czym za rodziców uznaje się również ojczyma i macochę oraz osoby przysposabiające).

Podział odprawy pośmiertnej pomiędzy uprawnionych

Kwestia podziału odprawy pośmiertnej wydaję się dość przejrzysta i nieskomplikowana, ponieważ co do zasady dzieli się ją w częściach równych pomiędzy wszystkich uprawnionych członków rodziny.

Tryb udzielenia odprawy pośmiertnej

Zasadniczo osoby uprawnione powinny zgłosić się do byłego pracodawcy zmarłego pracownika, przedstawiając odpowiednią wymaganą dokumentację. W określonych przypadkach mogą być wymagane takie dokumenty jak: akt zgonu zmarłego pracownika, akt małżeństwa, zaświadczenie z ZUS o spełnieniu wymagań do uzyskania renty rodzinnej, kserokopia dokumentu tożsamości czy też postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku.

Opodatkowanie wypłaty w podatku od podatku dochodowego

Ustawa o podatku dochodowym przewiduje co do zasady zwolnienie wypłaty odprawy pośmiertnej.

Warto się jednak zastanowić, czy w przypadku, gdy pracodawca wypłaca pracownikowi odprawę w wysokości wyższej niż ta określona w przepisach, a może to wynikać np. z układu zbiorowego pracy, to taka odprawa również korzysta ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym.

Brzmienie art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, iż wolne od podatku dochodowego są odprawy pośmiertne i zasiłki pogrzebowe. Przepis ten nie wymienia żadnych ograniczeń co do wysokości odpraw, nie zawiera też żadnego odwołania do innych aktów prawnych, co ma często miejsce w przypadku wypłat z innych tytułów.

Przyjmując zasadę racjonalnego ustawodawcy, należy założyć, iż gdyby ustawodawca chciał ograniczyć zwolnienie jedynie do wysokości odprawy wynikającej z kodeksu pracy, to powinien był się powołać na „odrębne przepisy” – czego w tym przypadku nie uczynił.

W efekcie założyć należy, że każda odprawa pośmiertna niezależnie od wysokości korzystać będzie ze zwolnienia od podatku dochodowego. 

Przykład

Pracodawca na podstawie obowiązanego układu zbiorowego przyznał małżonce byłego pracownika pośmiertną odprawę w wysokości rocznego wynagrodzenia. Pracownik zatrudniony był u tego pracodawcy przez okres dwóch lat.

Niezależnie od faktu, iż zgodnie z przepisami kodeksu pracy odprawa pośmiertna w tym przypadku wynosi równowartość jednomiesięcznego wynagrodzenia, całość wypłaconej odprawy będzie zwolniona z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.