Spis treści
- Podmioty zobowiązane do prowadzenia KPIR
- Podstawowe zasady prowadzenia KPIR
- Zasady ewidencjonowania przychodów i kosztów w KPIR
Podmioty zobowiązane do prowadzenia KPIR
Do prowadzenia KPIR są zobowiązane osoby fizyczne, spółki cywilne, spółki jawne oraz spółki partnerskie (składające się wyłącznie z osób fizycznych), które prowadzą pozarolniczą działalność gospodarczą.
W przeważającej większości przypadków ww. osoby będą zobligowane do prowadzenia KPIR. Jedynie podmioty spełniające warunki wymienione w ustawie o rachunkowości muszą przejść na prowadzenie pełnej księgowości, co wiąże się z koniecznością założenia ksiąg rachunkowych.
Jak już wskazaliśmy na wstępie podatkowa księga przychodów i rozchodów zapewnia ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Dodatkowo księga ta korzysta z domniemania prawdziwości i rzetelności, co oznacza, że organ podatkowy może kwestionować zapisy w KPIR dopiero po przeprowadzeniu badania ksiąg (co odbywa się w formie protokołu badania ksiąg podatkowych).
| W większości przypadków podatnicy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych mają obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – KPIR. Obowiązek ten nie dotyczy podatników opodatkowanych zryczałtowanym podatkiem dochodowym, którzy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji przychodów. |
Podstawowe zasady prowadzenia KPIR
Podmioty prowadzące działalność gospodarczą, które zamierzają rozpocząć ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych w KPIR muszą pamiętać o kilku elementarnych zasadach.
Przede wszystkim zwróćmy uwagę, że KPIR musi być założona na dzień 1 stycznia roku podatkowego (jeżeli podatnik zmienia formę opodatkowania od nowego roku) lub na dzień rozpoczęcia działalności, jeśli jest rozpoczynana w trakcie roku podatkowego.
KPIR może być prowadzona zarówno w formie papierowej – wtedy podatnik jest obowiązany zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty – jak i w postaci elektronicznej. W takim przypadku konieczne jest stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym.
Warto także pamiętać, że podatnik jest zobligowany do udostępnienia organom podatkowym księgi przychodów i rozchodów do wglądu, co oznacza, że KPIR dowody, na których podstawie są dokonywane w niej zapisy, mają znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba. Jeżeli natomiast prowadzenie KPIR zostało zlecone biuru rachunkowemu – w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez to biuro.
Wcześniej wskazaliśmy już, że wszelkie księgi podatkowe, w tym również KPIR, korzystają z domniemania prawdziwości. Za takie mogą być uznane jednak wyłącznie te księgi, które są jednocześnie rzetelne i niewadliwe.
Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia, według ustalonego wzoru księgi i zgodnie z objaśnieniami do wzoru księgi. Natomiast za rzetelną uważa się KPIR, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
Mówiąc o rzetelności KPIR należy jednak pamiętać, że przepisy dopuszczają pewne odstępstwa, które nie powodują uznania, że księga staje się w całości nierzetelna.
W tym zakresie możemy wskazać przykładowo, że KPIR pozostaje rzetelna, jeżeli błędy nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy czy też brak zapisów jest wynikiem zdarzenia losowego, nieszczęśliwego wypadku czy też oczywistej omyłki.
| Podatnik jest zobowiązany do dokonywania zapisów ewidencyjnych w KPIR w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. |
Zasady ewidencjonowania przychodów i kosztów w KPIR
Dla ustalenia podstawy opodatkowania konieczne jest prawidłowe określenie wielkości uzyskanego przychodu oraz poniesionych kosztów podatkowych. Zarówno jedna, jak i druga kategoria zdarzeń gospodarczych musi zostać w odpowiedni sposób zewidencjonowana w KPIR.
Przepisy rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wskazują, że takie zdarzenie jak zakup materiałów i towarów jest wpisywane zaraz po ich otrzymaniu, a najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
Natomiast pozostałe wydatki są ewidencjonowane jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, lecz nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
Przykładowo zakup towarów handlowych należy wpisać w kolumnie nr 10 KPIR. Natomiast wydatki na wynagrodzenie dla pracowników i zleceniobiorców należy wpisać w kolumnie nr 12 KPIR.
Analogiczne zasady obowiązują, jeżeli chodzi o ewidencjonowanie przychodów z działalności gospodarczej. Zapisy w tym zakresie również się dokonywane raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
Przykładowo przychody ze sprzedaży własnych wyrobów czy też towarów albo ze sprzedaży usług należy wpisać w kolumnie nr 7 KPIR. W kolumnie nr 8 KPIR należy zaś ewidencjonować np. przychody ze sprzedaży wyposażenia czy środka trwałego.
Naturalnie zapisów w KPIR należy dokonać na podstawie odpowiednich dowodów. Dotyczy to zarówno przychodów, jak i kosztów.
Możemy wskazać, że w zakresie przychodów podstawą zapisów w KPIR są wystawione faktury, a jeżeli sprzedaż jest dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, to podstawą zapisów jest raport dzienny z kasy fiskalnej.
Jeśli idzie o koszty podatkowe, konieczne jest również posiadanie odpowiednich dowodów dokumentujących kwoty wydatków. Tutaj jednak obserwujemy dużo obszerniejszy katalog, ponieważ takim dokumentem oprócz faktur, mogą być także dowody wewnętrzne sporządzone samodzielnie przez podatnika, noty księgowe czy też dowody opłat pocztowych i bankowych.
Na zakończenie wskażmy, że KPIR nie może być prowadzona w dowolnej formie i konfiguracji. W załączniku do rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określono bowiem wzór księgi, który obowiązani są stosować podatnicy.
| Ewidencjonowanie podstawowych zdarzeń gospodarczych w KPIR, jakimi są uzyskane przychodu oraz poniesione koszty, odbywa się na podstawie rzetelnych dowodów. |
Zasady ewidencjonowania w księdze przychodów i rozchodów zostały określone w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia KPIR. W akcie tym określono wzór księgi oraz podstawowe reguły dokonywania zapisów w KPIR. Podatnicy zobligowani do prowadzenia KPIR muszą stosować się do norm przewidzianych w tym zakresie.
pomoc@pitax.pl