Wydatki eksploatacyjne jako koszty uzyskania przychodów w PIT

Spis treści

1. Ograniczenia w zakresie traktowania wydatku eksploatacyjnego jako kosztu podatkowego
2. Wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej

Ograniczenia w zakresie traktowania wydatku eksploatacyjnego jako kosztu podatkowego

Na wstępie wskażmy, że do wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego, czyli wydatków eksploatacyjnych, zaliczamy np. wydatki ponoszone na: nabycie paliw silnikowych, serwis samochodu, wymianę opon, myjnię, naprawy i części zamienne, wymianę płynu hamulcowego oraz płynu do spryskiwaczy, opłaty parkingowe, opłaty za przejazd autostradą, opłaty rejestracyjne, badania diagnostyczne.

W przypadku podmiotów prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą kosztem podatkowym jest wydatek, który wykazuje związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Przy tym związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku eksploatacyjnego.

Już na tym etapie możemy wskazać, że przykładowo zakup dziecięcego fotelika samochodowego zostaje z góry wykluczony jako koszt podatkowy w prowadzonej działalności gospodarczej, ponieważ jest to typowy wydatek na potrzeby osobiste, a nie potrzeby firmowe.

Jednakże nie każdy wydatek może być zaliczony do kosztów, ponieważ w art. 23 ust. 1 ustawy PIT zawarto obszerny katalog wyłączeń.

W kontekście przedstawionego problemu po pierwsze należy zwrócić uwagę na treść art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy PIT, który podaje, że nie uważa się za koszt uzyskania przychodów wydatków poniesionych z tytułu kosztów używania oraz składek na ubezpieczenie samochodu. Wydatki i składki te w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Powyższy przepis odnosi się do samochodu osobowego stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1 ustawy PIT. Chodzi zatem o samochód niebędący środkiem trwałym w firmie.

Po pierwsze zwróćmy uwagę, że powyższe ograniczenie odnosi się wyłącznie do samochodów osobowych. Nie ma zatem odniesienia do samochodów ciężarowych.

Po drugie obejmuje ono swoim zakresem te samochody osobowe, które nie zostały ujęte w ewidencji środków trwałych w prowadzonej działalności. Możliwe jest bowiem, że przedsiębiorca swój prywatny samochód wykorzystuje na potrzeby firmowe. W takim przypadku jedynie 20% poniesionych wydatków eksploatacyjnych stanowić będzie koszt podatkowy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Warto także dodać, że koszty te można zaliczać do kosztów uzyskania przychodów bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu.

Drugi przypadek jest uregulowany w art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy PIT. Czytamy tam, że nie uważa się za koszt uzyskania przychodu 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Powyższy przepis również odnosi się do samochodów osobowych, jednakże chodzi przede wszystkim o samochody stanowiące środek trwały podatnika. Jeżeli taki środek trwały jest wykorzystywany do celów mieszanych, tj. zarówno firmowych, jak i prywatnych, to podatnik może ująć w kosztach firmowych 75% wydatku eksploatacyjnego na taki samochód.

W zależności od statusu samochodu osobowego, który jest wykorzystywany do celów mieszanych, podatnik może ująć w kosztach albo 20%, albo 75% wydatków eksploatacyjnych związanych z takim pojazdem.

Wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej

Dotychczas analizowaliśmy przypadek, gdy samochód osobowy był wykorzystywany w sposób mieszany. Warto także zastanowić się, w jaki sposób odbywa się ujmowanie wydatków eksploatacyjnych jako koszt podatkowy, gdy pojazd jest używany wyłącznie na potrzeby firmowe.

W takim przypadku podatnik ma prawo do ujęcia 100% wydatku w kosztach jednakże pod pewnymi warunkami. Otóż zgodnie z art. 23 ust. 5f ustawy PIT w przypadku nieprowadzenia przez podatnika ewidencji, o której mowa w ustawie o podatku od towarów i usług, uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika.

Chodzi tutaj o prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, który jest wykorzystywany wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej.

W rezultacie, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu, to nie mają zastosowania ograniczenia wynikające z ustawy PIT. Taki przedsiębiorca może traktować jako koszt prowadzonej działalności 100% poniesionych wydatków eksploatacyjnych.

Powyższego przepisu nie stosuje się, jeżeli podatnik na podstawie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie jest obowiązany do prowadzenia takiej ewidencji. Chodzi tutaj przykładowo o samochody, które są przeznaczone wyłącznie do odsprzedaży i nie są wykorzystywane na potrzeby osobiste podatnika. W takim przypadku podatnik nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdów i równocześnie zachowuje prawo do ujęcia w kosztach 100% wydatków eksploatacyjnych.

Możliwość zaliczenia do kosztów 100% takich wydatków dotyczy tylko wykorzystywania samochodu osobowego i wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej, przy czym podatnik zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji potwierdzającej wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. W tym zakresie wykorzystywana jest ewidencja stosowana dla potrzeb podatku VAT.

Jednakże jeżeli podatnik nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów podatku od towarów i usług, to również na gruncie PIT dla zaliczenia wydatków eksploatacyjnych samochodu osobowego zaliczonego do środków trwałych, nie jest wymagane prowadzenie takiej ewidencji.

Z przytoczonych regulacji wynika zatem, że podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 75% poniesionych wydatków, jeżeli wykorzystuje samochód będący środkiem również do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością, czyli również do celów prywatnych. Natomiast jeżeli prywatny samochód, stanowiący jego własność, wykorzystuje dodatkowo na potrzeby firmowe, to w kosztach PIT może ująć jedynie 20% wydatków eksploatacyjnych.