Rejestr podatników VAT, czyli biała lista

Spis treści

1. Czym jest rejestr podatników VAT?
2. Jakie dane zawiera biała lista?
3. Istota działania białej listy
4. Po co składać zawiadomienie ZAW-NR?

Czym jest rejestr podatników VAT?

Utworzony i funkcjonujący od września 2019 r. rejestr podatników VAT zwany białą listą jest t rejestrem wszystkich podatników VAT zarówno czynnych, jak i zwolnionych przedmiotowo z VAT. Biała lista nie obejmuje podatników zwolnionych podmiotowo z VAT ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotów 200 000 zł.

Oprócz tego biała lista zawiera dane podatników, którzy z różnych przyczyny nie zostali zarejestrowani przez urząd skarbowy, jako podatnicy VAT oraz zostali wykreśleni z rejestru lub przywróceniu do tegoż rejestru.

Dane podmiotu są udostępniane według stanu na wybrany dzień, jednak nie dotyczy to takich danych jak nazwa firmy oraz imię i nazwisko, numer NIP, status podmiotu:

• w odniesieniu, do którego nie dokonano rejestracji albo, który wykreślono z rejestru, jako podatnika VAT;
• zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona.

Dane te są udostępniane według stanu na dzień sprawdzenia.

Jakie dane zawiera biała lista?

Informacje na temat poszczególnych podatników VAT zgodnie z art. 96b ust. 3 ustawy o VAT zawarte w białej liście zawierają:

• firma (nazwa) lub imię i nazwisko;
• numer NIP;
• status podmiotu w odniesieniu, do którego nie dokonano rejestracji lub którego wykreślono z rejestru, jako podatnika VAT albo status podmiotu zarejestrowanego, jako podatnik VAT czynny albo podatnik VAT zwolniony, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona
• numer REGON, o ile został nadany
• numer PESEL, o ile podmiot taki posiada
• numer KRS o ile został nadany
• adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną
• adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania, w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności – w odniesieniu do osoby fizycznej
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL
• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL
• imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL
• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania, jako podatnika VAT
• podstawę prawną odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania, jako podatnika VAT
• numery rachunków rozliczeniowych – tylko firmowych (bez prywatnych, nawet jeśli są używane w działalności), bez uwzględnienia rachunku VAT firmy

Istota działania białej listy

Stworzenie przez prawodawcę białej listy ma na celu zobowiązanie podatników VAT do regulowania zobowiązań za otrzymaną dostawę towarów lub usług w stosunku do sprzedawcy będącego podatnikiem VAT:

• o wartości 15 000 zł brutto i powyżej,
• na rachunek sprzedawcy zawarty na białej liście.

Podatnicy będą mogli na omawianej liście sprawdzić numer rachunku płatniczego sprzedawcy, zanim dokonają zapłaty za fakturę. Powstaje pytanie, co się stanie, jeżeli podatnik zapłaci na nieprawidłowe konto?

Ustawodawca wskazuje, że jeżeli podatnik zapłaci za zobowiązanie wynikające z faktury na sumę przynajmniej 15 000 zł brutto na konto nieznajdujące się na dzień zlecenia przelewu na białej liście (albo gotówkowo), wówczas nie będzie mógł ująć w kosztach firmy kwoty netto z tej faktury.

Zatem   czynny lub zwolniony podatnik VAT nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów faktury za otrzymaną dostawę towarów lub usług w tej części, w której płatność za daną dostawę towarów lub świadczenie usług została uregulowana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, gdy dostawca towarów lub usługodawca jest czynnym podatnikiem VAT.

Tak więc warunkiem obowiązku zapłaty na rachunek sprzedawcy z białej listy jest przede wszystkim kwota transakcji na przynajmniej 15 000 zł brutto (udokumentowanej fakturą), a sam sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT.

Z drugiej strony zarówno podatnicy VAT zwolnieni, jak i czynni mają obowiązek regulować zobowiązanie za fakturę na kwotę przynajmniej 15 000 zł brutto na rachunek sprzedawcy występujący na białej liście.

Podatnik, który zapłacił na złe konto sprzedawcy i już ujął w koszty fakturę, musi pomniejszyć koszty o jej wartość lub część jej wartości. Jeżeli koszty w danym miesiącu lub kwartale są niewystarczające, wówczas nabywca musi zwiększyć przychody. Nabywca dokonuje tego w miesiącu zapłaty na rachunek sprzedawcy niewystępujący na białej liście.

Warto pamiętać, iż nabywca może poprosić sprzedawcę o zwrot środków, po czym kupujący może uregulować zobowiązanie za fakturę już na konto sprzedawcy występujące na białej liście.

Jeżeli podatnik zakupi środek trwały za kwotę 15 000 zł brutto lub o większej wartości i zapłaci za niego na konto sprzedawcy niewystępujące na białej liście, wówczas nie będzie mógł ująć w kosztach odpisów amortyzacyjnych przyjętego do użycia środka trwałego. Oczywiście, gdyby kupujący zapłacił tylko częściowo na złe konto, wówczas odpisy amortyzacyjne od tej części nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów – odpisy od pozostałej części będą stanowiły kosztu uzyskania przychodów.

Zawiadomienie można złożyć zarówno za siebie, jak i za inne osoby lub podmioty, jednak w tym ostatnim przypadku należy posiadać pełnomocnictwo ogólne.

Jeżeli kupujący zauważy, iż zapłacił na nieprawidłowe konto, wówczas powinien niezwłocznie w ciągu 3 dni (obecnie w stanie epidemii w terminie 14 dni) od dnia zlecenia przelewu wysłać zawiadomienie ZAW-NR do urzędu skarbowego właściwego ze względu na adres; (osoba fizyczna prowadząca działalność) lub siedzibę firmy (spółki osobowe, kapitałowe).

Zawiadomienie można wysłać w formie papierowej lub elektronicznej (opatrzonej profilem zaufanym lub podpisem elektronicznym).

Po co składać zawiadomienie ZAW-NR?

Zawiadomienie ZAW-NR składane na wypadek pomyłki w zapłacie na konto sprzedawcy spoza białej listy jest z punktu widzenia kupującego niezwykle ważne. Pomaga uniknąć szeregu negatywnych skutków zapłaty na nieprawidłowe konto sprzedawcy.

Nabywca, który zapłacił za transakcję zakupu towarów lub usług na kwotę przynajmniej 15 000 zł brutto na konto sprzedawcy spoza białej listy, wysyłając w terminie zawiadomienie ZAW-NR, uniknie:

• zmniejszenia kosztów lub zwiększenia przychodów w związku z tą pomyłką
• odpowiedzialności solidarnej za zaległości w podatku VAT sprzedawcy dotyczące tej transakcji (gdyby sprzedawca nie rozliczył podatku VAT z danej transakcji)