Problem ustalenia rezydencji podatkowej w PIT-11

Spis treści

1. Ustalenie rezydencji podatkowej w PIT
2. Kryteria stwierdzające rezydencję podatkową
3. Nie jestem pewien mojej rezydencji podatkowej - co zrobić?
4. Problem podwójnej rezydencji - jak sobie z tym poradzić?

Ustalenie rezydencji podatkowej w PIT

Płatnik, który dla urzędów skarbowych oraz podatników przygotowuje informację PIT-11 za 2024 rok zobowiązany jest do podania (uzupełniając sekcję Dane identyfikacyjne i adres zamieszkania podatnika) rodzaju obowiązku podatkowego, jakiemu podlega podatnik w Polsce.

W tym celu należy zaznaczyć właściwy kwadrat:

• nieograniczony obowiązek podatkowy (podatnik ma status rezydenta podatkowego w Polsce, czyli podlega obowiązkowi podatkowemu od wszystkich przychodów niezależnie od miejsca położenia ich źródeł);
• ograniczony obowiązek podatkowy (podatnik ma status nierezydenta podatkowego w Polsce, co oznacza konieczność zadeklarowania do opodatkowania w Polsce jedynie dochodów uzyskanych ze źródeł położonych w Polsce).

Rezydencja podatkowa może mieć znaczny wpływ na wartość zaliczek na podatek dochodowy, wykazywanych w PIT-11.

Sprawa jest prosta w przypadku pracownika posiadającego obywatelstwo polskie i uzyskującego dochody przez cały rok w Rzeczypospolitej. W takiej sytuacji należy zaznaczyć wariant 1. - nieograniczony obowiązek podatkowy, rezydent.

Kryteria stwierdzające rezydencję podatkową

Nieograniczony obowiązek podatkowy mają osoby posiadające miejsce zamieszkania w Polsce. Według definicji za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, uważa się osobę fizyczną, która:

• posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (tzw. ośrodek interesów życiowych) lub
• przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Warto tutaj zauważyć zastosowanie w definicji spójnika lub. Oznacza to, że nie muszą być spełnione oba warunki jednocześnie, wystarczy spełnić którykolwiek z nich, aby dana osoba została uznana za rezydenta podatkowego w Polsce.

Pojęcie terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nie jest zdefiniowane w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Definicje takie znajdziemy w ustawie o ochronie granicy państwowej i ustawie o obszarach morskich RP i administracji morskiej.

Kryterium centrum interesów życiowych stosowane przy ustalaniu obowiązku podatkowego oznacza posiadanie w Polsce centrum interesów osobistych lub centrum interesów gospodarczych. Aby stać się rezydentem podatkowym, nie trzeba posiadać jednocześnie centrum interesów osobistych i centrum interesów gospodarczych - wystarczy posiadanie jednego z tych centrów.

Należy zauważyć, że jeśli dana osoba posiada w Polsce centrum interesów życiowych, będzie traktowana jak polski rezydent podatkowy bez względu na to, czy spełni kryterium 183 dni w roku podatkowym pobytu w Polsce czy też nie.

Kryterium 183 dni można rozpatrywać w dwóch aspektach:

• weryfikowalności i
• sposobu liczenia dni pobytu.

Kryterium to z pozoru jest obiektywne, w praktyce nie jest łatwe do stosowania. Oświadczenie osoby o okresie jej pobytu w kraju może okazać się trudne do zweryfikowania. W wielu przypadkach nie ma praktycznej możliwości sprawdzenia, czy podany okres pobytu w Polsce jest faktyczny. Wynika to m in. z faktu, że w paszportach rzadko odnotowuje się przekroczenia granicy z państwami UE.

Innym problemem, jaki pojawia się przy stosowaniu kryterium 183 dni, jest sposób liczenia dni pobytu, tzn. czy bierze się pod uwagę każdy dzień obecności w Polsce, nawet jeśli trwała ona tylko kilka godzin (tj. dzień przyjazdu i wyjazdu), czy też tylko pełne dni.

Istotna jest tez analiza powiązań danej osoby z Polską i innymi krajami. Sprowadzanie ustalania rezydencji jedynie do kwestii długości pobytu w Polsce nie ma poparcia w obowiązujących przepisach.

Przy ustalaniu zakresu obowiązku podatkowego osób fizycznych bierze się także pod uwagę innego rodzaju przesłanki podmiotowe, jak np. korzystanie z przywilejów i immunitetów dyplomatycznych lub konsularnych na podstawie międzynarodowych umów lub uznanych zwyczajów, co skutkuje objęciem osób korzystających z tych przywilejów ograniczonym obowiązkiem podatkowym.

Składając PIT za 2024 r. (PIT 2025), a dokładniej PIT-36 w ramach dochodów zagranicznych) rezydent podatkowy musi ująć wszelkie przychody uzyskane w Polsce i na całym świecie w 2024 roku, bez względu na miejsce położenia źródeł tych przychodów.

Nie jestem pewien mojej rezydencji podatkowej - co zrobić?

W przypadkach, gdy płatnik nie jest pewien rezydencji podatkowej rozliczanego pracownika na ostatni dzień roku, warto uzyskać od podatnika oświadczenie o jego rezydencji podatkowej. Może to dotyczyć np. sytuacji obcokrajowca pracującego w Polsce, pracownika posiadającego polskie obywatelstwo i oddelegowanego do pracy za granicą, obcokrajowca świadczącego zdalnie usługi na rzecz polskiego pracodawcy itp. Kłopot polega na tym, że czasem sami podatnicy nie są świadomi swojej rezydencji podatkowej, na którą oprócz kryteriów wewnętrznych polskiego prawa wpływać mogą dodatkowo postanowienia umów międzynarodowych o unikaniu podwójnego opodatkowania.

W przypadku zaznaczenia kwadratu 2 (ograniczony obowiązek podatkowy) - należy podać kraj zamieszkania podatnika inny niż Polska oraz adres zamieszkania za granicą. Należy zwrócić uwagę, że kod kraju wydania dokumentu powinien być zgodny z krajem adresu zamieszkania.

Dodatkowo należy podać numer służący identyfikacji dla celów podatkowych lub ubezpieczeń społecznych uzyskany przez podatnika w państwie, w którym ma on miejsce zamieszkania. W przypadku braku takiego numeru wpisuje się numer dokumentu tożsamości podatnika, wystawionego w tym państwie.

Z punktu widzenia podmiotu wystawiającego PIT-11 niektóre przypadki ustalenia rezydencji będą szczególnie kłopotliwe. Problem może stanowić ustalenie stanu faktycznego w przypadku zmiany rezydencji podatkowej w trakcie roku podatkowego. Podatnik może mieć tzw. łamaną rezydencję podatkową, tj. gdy przez część danego roku podatkowego będzie uznawany za rezydenta podatkowego w Polsce, a przez część, wskutek przeniesienia swojego centrum interesów życiowych do innego kraju, stanie się w Polsce nierezydentem podatkowym. Płatnik powinien uzyskać od podatnika oświadczenie o aktualnej sytuacji, gdyż tylko prawidłowe dane pozwolą na ustalenie rezydencji oraz ustalenie właściwego urzędu skarbowego, do którego powinna trafić deklaracja.

Problem podwójnej rezydencji - jak sobie z tym poradzić?

Zdarza się, że osoba fizyczna zgodnie z prawem polskim i prawem innego państwa, ma miejsce zamieszkania w obu tych krajach. Mamy wtedy do czynienia z problemem podwójnej rezydencji. W przypadku konfliktu rezydencji podatkowej niezbędne będzie zastosowanie reguł kolizyjnych zawartych w Modelowej Konwencji w sprawie dochodu i majątku OECD. Artykuł 4. wskazanej Konwencji zaleca stosowanie następujących kryteriów w ustalaniu rezydencji podatkowej:

• Osobę uważa się za mającą miejsce zamieszkania w tym państwie, w którym ma ona stałe miejsce zamieszkania; jeżeli ma ona stałe miejsce zamieszkania w obu umawiających się państwach, to uważa się, że ma ona miejsce zamieszkania w tym państwie, z którym ma ściślejsze powiązania osobiste i gospodarcze (ośrodek interesów życiowych);
• Jeżeli nie można ustalić, w którym państwie osoba ma ośrodek interesów życiowych, albo, jeżeli nie posiada ona stałego miejsca zamieszkania w żadnym państwie, to uważa się, że ma ona miejsce zamieszkania w tym umawiającym się państwie, w którym zwykle przebywa;
• Jeżeli osoba przebywa zazwyczaj w obu państwach lub nie przebywa zazwyczaj w żadnym z nich, to uważa się, że ma ona miejsce zamieszkania w tym państwie, którego jest obywatelem;
• Jeżeli osoba jest obywatelem obydwu państw lub nie jest obywatelem żadnego z nich, to właściwe organy umawiających się państw rozstrzygają tę kwestię w drodze wzajemnego porozumienia

Aby prawidłowo określić rezydencje podatkową, płatnik zmuszony jest badać sytuację podatkową zatrudnionych (rozliczanych) podatników. Jeśli chce w sposób rzetelny zbadać sytuację prawno-podatkową pracownika, powinien uzyskać od niego informacje, na podstawie których sam będzie w stanie ustalić jego rezydencję podatkową. Sam proces zbierania informacji wymaganych do weryfikacji statusu rezydencji podatkowej pracownika może sprawiać płatnikom pewne problemy. Zakres informacji może być dość szeroki, ponieważ dotyczy powiązań osobistych i ekonomicznych podatnika z danym krajem, a to może się wiązać z oporem pracownika przed ujawnianiem pracodawcy swojej sytuacji rodzinnej i materialnej.

W związku z tym, iż zasady dotyczące ustalania rezydencji podatkowej są złożone, każda sytuacja powinna być analizowana indywidualnie.

Przykład:

• podatnik jest w związku małżeńskim, posiada dzieci,
• żona oraz dzieci zamieszkują na terenie Francji,
• we Francji uzyskuje dochody z nieruchomości,
• nie ma obywatelstwa francuskiego,
• będzie uzyskiwać dochody z tytułu zawartej umowy o pracę w Polsce,
• będzie zamieszkiwać na terenie Polski oraz Francji, gdyż charakter podejmowanej pracy będzie wymagał podróży służbowych, również zagranicznych i nie
• będzie wymagał stałego przebywania na terenie Polski,
• trudno określić, w którym z tych krajów będzie przebywać dłużej niż 183 dni w roku;

podatnik ten podlega w Polsce ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu określonemu w art. 3 ust. 2a Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli tylko od dochodów (przychodów) osiąganych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Rekomendacje PITax.pl Łatwe podatki

Podsumowując, zmiana wzoru informacji PIT-11 niesie za sobą nowe obowiązki dla płatnika, który zobowiązany jest do ustalenia rezydencji podatkowej podatnika, jak również do przekazania do właściwego organu podatkowego informacji m.in. o numerze identyfikacji podatkowej nadanym w innym państwie polskiemu nierezydentowi podatkowemu. Oświadczenie o rezydencji czy certyfikat płatnik może uzyskać od osoby, dla której wystawia PIT-11. W praktyce to na płatniku będzie spoczywał obowiązek zweryfikowania statusu rezydencji podatkowej pracownika według kryteriów obowiązujących w Polsce, badania obowiązku podatkowego pracownika w drugim kraju, do którego lub z którego pracownik został oddelegowany, pozyskania i wskazania identyfikatora dla celów podatkowych (lub ubezpieczeń społecznych) w państwie rezydencji pracownika, ustalenia właściwości urzędu skarbowego.