PIT-11 od pracodawców - kiedy i jak rozliczyć PIT-11

Spis treści

1. Podatnik - jakie dokumenty otrzymam od pracodawcy?
2. Płatnik - jakie dokumenty wystawiają płatnicy?
3. Załącznik PIT-R - czym jest PIT-R i jak go rozliczyć?
4. Przychody - czym są i jak je kwalifikować?
5. PIT-11 dla pracownika przebywającego za granicą
6. Korekta PIT-11 - jak zrobić korektę PIT-11?
7. Jeśli podatnik nie otrzyma PIT-11 - co zrobić?

Podatnik - jakie dokumenty otrzymam od pracodawcy?

Podatnik powinien otrzymać informację PIT-11 do 28 lutego 2025 roku. Może otrzymać ją w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku, kiedy w czasie minionego roku podatkowego 2024 podatnik uzyskiwał przychody z różnych źródeł, powinien otrzymać PIT- 11 od każdego płatnika. Jeżeli podatnik uzyskiwał dochody na podstawie więcej niż jednej umowy, ale u tego samego płatnika, otrzymuje jeden PIT-11.

Do 28 lutego 2025 do podatników otrzymujących świadczenia z organu rentowego np. ZUS powinny być przesyłane informacje PIT-40/11A (roczne obliczenie podatku przez organ rentowy/informacja o dochodach uzyskanych od organu rentowego).

Informacje zawarte w PIT-11 podatnik przenosi do zeznania wypełnianego samodzielnie. Wpisuje je w odpowiednich rubrykach formularza  PIT-36 lub PIT-37.  W przypadku uzyskiwania dochodów z różnych tytułów i otrzymania kilku informacji PIT-11 należy zsumować kwoty w nich podane i wpisać w jednej rubryce, jeśli są to przychody z tych samych źródeł (np. mając kilka umów o pracę, przychody ze stosunku pracy należy wykazać łącznie jako należności ze stosunku pracy, a kwoty z innych źródeł, np. zasiłki należy wykazać łącznie w rubryce: inne źródła).

Płatnik - jakie dokumenty wystawiają płatnicy?

Płatnik ma dwa terminy na przekazanie informacji PIT-11:

• do  31 stycznia  - przekazywane urzędowi skarbowemu.
• lub 28 lutego 2025 - przekazywane pracownikowi.

Formularz

PIT-11 jest wystawiany za okres otrzymywania przez podatnika dochodów, od których została pobrana i odprowadzona do urzędu skarbowego zaliczka na podatek dochodowy. Wypełniając formularz PIT-11 płatnik wskazuje jedynie rok, w którym podatnik uzyskiwał te dochody.

Załącznik PIT-R - czym jest PIT-R i jak go rozliczyć?

Do informacji PIT-11 należy dołączyć informację PIT-R w przypadku, gdy płatnik w trakcie roku wypłacał podatnikowi kwoty z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich,

Obowiązek sporządzenia informacji PIT-R jako załącznika do PIT-11 występuje w przypadku, gdy wartość wypłaconych należności przekracza kwoty objęte zwolnieniem od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) i pkt 17 updof.

W niektórych przypadkach płatnik sporządza i przekazuje wyłącznie PIT-R, bez informacji PIT-11. Sytuacja taka występuje, jeśli w poprzednim roku podatkowym płatnik nie wypłacał podatnikowi innych należności poza tymi z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich, przy czym wysokość tych należności nie przekroczyła kwot wolnych od podatku. W takim przypadku informację PIT-R należy przekazać podatnikowi i do urzędu skarbowego w terminie składania PIT-11.

Przychody - czym są i jak je kwalifikować?

Przychody wykazywane w picie to otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika pieniądze, np.:

• pensja pracownicza,

• wynagrodzenie za wykonanie zleceń,

• dochód z działalności wykonywanej osobiście, z praw autorskich i innych majątkowych,

• zasiłki z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika finansowane przez ZUS

oraz wartości pieniężne i wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń zgodnie z art. 11 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, które podlegają opodatkowaniu.

W informacji PIT-11 nie wykazuje się przychodów z tzw. innych źródeł (art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), od których podmiot wypłacający nie ma obowiązku pobierania zaliczki. W takim przypadku podatnik powinien otrzymać informację PIT-8C. W informacji PIT-11  nie ujmuje się również przychodów (dochodów) objętych podatkiem ryczałtowym. Są  one rozliczane w deklaracji PIT-8AR. Przykładem mogą tu być. małe zlecenia objęte 18% podatkiem ryczałtowym na podstawie art. 30 ust. 1 pkt 5a updof.

Oprócz informacji o przychodach w PIT-11 wykazywane są:

• koszty uzyskania przychodów w ciągu roku podatkowego,

• zaliczki na podatek dochodowy pobrane przez płatnika,

• podlegające odliczeniu składki społeczne,

• podlegające odliczeniu składki zdrowotne.

Roczną informację PIT-11 mają obowiązek wystawiać nie tylko zakłady pracy, ale też inni płatnicy (osoby fizyczne, prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej) pobierający zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od nich przychody w rozumieniu ustawy o pit. Chodzi tu m.in. o opodatkowane na ogólnych zasadach przychody:

• ze stosunku pracy i służbowego,

• z pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy,

• z umów cywilnoprawnych,

• otrzymywane przez osoby należące do zarządów, rad nadzorczych, komisji i innych organów stanowiących w spółkach,

• z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej,

• uzyskane z umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub podobnych umów.

PIT-11 dla pracownika przebywającego za granicą

Osoba uzyskująca dochody poza terytorium Polski może być objęta ograniczonym lub nieograniczonym obowiązkiem podatkowym w naszym kraju.

Gdy podatnik w trakcie wykonywania pracy za granicą pozostawał polskim rezydentem podatkowym. to niezależnie od tego, czy dochody uzyskane przez podatnika z pracy za granicą są wolne od podatku, czy nie, płatnik ma obowiązek wykazać je w informacji PIT-11.

Cudzoziemiec

będący polskim rezydentem, mający adres zamieszkania na terytorium Polski otrzymuje PIT-11, tj. informację o dochodach, pobranych zaliczkach, potraconych kosztach i składkach. PIT-11 przekazuje się podatnikowi oraz naczelnikowi US właściwemu dla miejsca zamieszkania podatnika w Polsce.

Nierezydentowi (który podlega ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu) osiągającemu dochód z pracy podlegający opodatkowaniu w naszym kraju, a niemającemu miejsca zamieszkania w Polsce (ma adres zagraniczny), również należy sporządzić informację PIT- 11. Informację tę pracodawca powinien dostarczyć do naczelnika  urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych (a nie urzędu skarbowego właściwego według czasowego miejsca zamieszkania tego pracownika w Polsce) oraz do samego podatnika.

W przypadku gdy cudzoziemiec nieposiadający miejsca zamieszkania w Polsce zamierza wyjechać z Polski – płatnicy powinni na pisemny wniosek podatnika wystawić PIT-11 we wcześniejszym terminie.  Pracodawca jest zobowiązany w terminie 14 dni od daty złożenia wniosku sporządzić i przekazać informacje PIT-11 podatnikowi  i właściwemu dla osób zagranicznych urzędowi skarbowemu.

Płatnik zryczałtowanego podatku dochodowego sporządza informację na formularzu IFT-1R o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania. Deklarację IFT-1R sporządza się za cały rok podatkowy, natomiast IFT-1 sporządza się na wniosek podatnika ( w terminie 14 dni od złożenia wniosku).

Korekta PIT-11 - jak zrobić korektę PIT-11?

Podatnik, który otrzymał PIT-11 nie ma możliwości korygowania tej informacji. Może on natomiast zgłosić płatnikowi swoje  zastrzeżenia. Jeżeli wystawiona informacja o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy  została sporządzona niezgodnie ze stanem faktycznym, należy dokonać korekty PIT-11.

Korekta wymagana jest np. wtedy, gdy wprowadzono niewłaściwe kwoty przychodu czy pobranych zaliczek. Korektę konieczna jest również wówczas, jeżeli w informacji PIT-11 wpisano błędne dane podatnika (pracownika, zleceniobiorcy) bądź płatnika (firmy) (art. 81 Ordynacji podatkowej).

Korekty dokonuje płatnik w ten sposób, że  sporządza i przekazuje informację korygującą PIT-11, którą przesyła zarówno do pracownika, jak i właściwego urzędu skarbowego.

Zdarza się, że pomyłki dotyczą nie tylko jednego podatnika. Może to się zdarzyć np. przy zmianie programu do rozliczania pit lub innego programu z którego korzysta płatnik. W takim przypadku należy skorygować wszystkie informacje PIT-11 wystawione z błędami, a korekty przesłać do wszystkich pracowników oraz urzędów skarbowych. 

Jeśli podatnik nie otrzyma PIT-11 - co zrobić?

Jeżeli pracownik nie otrzyma od pracodawcy lub innego płatnika informacji PIT-11, nie zwalnia to podatnika ze złożenia zeznania rocznego. Termin rozliczenia pit 37 i pit 36 (rozliczenie pit 2024 upływa 30 kwietnia 2025 r.

Osobiste upomnienie się o PIT-11 najczęściej jest skuteczne, ale jeśli nie przyniesie rezultatu, można poprosić o interwencję urząd skarbowy lub urząd kontroli skarbowej. Za uchybienie obowiązkom płatnika grozi odpowiedzialność przewidziana w Kodeksie karnym skarbowym.