Kontrola podatkowa – jak się do niej przygotować?

Spis treści

1. Kontrola celno-skarbowa a kontrola podatkowa – podobieństwa i różnice
2. Czy kontrola może być przeprowadzona bez zapowiedzi?
3. Czas i miejsce przeprowadzenia kontroli?
4. Prawa i obowiązki kontrolujących
5. Prawa kontrolowanego
6. Obowiązki kontrolowanego
7. Jak przygotować się do kontroli?
8. Jak zachowywać się podczas kontroli?
9. Uwaga! Fałszywe wiadomości e-mail na temat zamiaru wszczęcia kontroli

Kontrola celno-skarbowa a kontrola podatkowa – podobieństwa i różnice

Wyróżniamy dwa rodzaje kontroli:

• kontrolę podatkową – prowadzoną przez pracowników urzędów skarbowych, głównie na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej oraz ustawy Prawo przedsiębiorców;
• kontrolę celno-skarbową – prowadzoną przez naczelników urzędów celno-skarbowych, wykonywaną zarówno przez pracowników KAS, jak i funkcjonariuszy Służby Celno-Skarbowej.

Funkcjonująca do marca 2017 roku kontrola skarbowa, została zastąpiona kontrolą celno-skarbową. Kompetencje i zadania urzędów kontroli skarbowej przejęły urzędy skarbowe oraz urzędy celno-skarbowe.

Kontrola celno-skarbowa, czyli KAS ma szersze uprawnienia niż kontrola podatkowa. Kontrola KAS nastawiona jest na wyłapywanie oszustw podatkowych na większą skalę, wyłudzanie podatków, pranie brudnych pieniędzy czy przestępstw rażąco uszczuplających budżet państwa.

Natomiast celem kontroli podatkowej jest sprawdzanie prawidłowości rozliczeń w zakresie podatku PIT i VAT.

Wszczęcie kontroli podatkowej powinno być rozpoczęte zawiadomieniem o kontroli. Kontrola celno-skarbowa może być zaś przeprowadzone bez zawiadomienia.

Zakończenie kontroli podatkowej powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie wskazanym w zawiadomieniu o przeprowadzeniu kontroli. Kontrola kończy się sporządzeniem protokołu, do którego osoba kontrolowana może zgłaszać zastrzeżenia.

Zakończenie kontroli celno-skarbowej powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia jej wszczęcia. Kontrola kończy się sporządzeniem wyniku kontroli, do którego kontrolowany nie może zgłaszać zastrzeżeń.

Czy kontrola może być przeprowadzona bez zapowiedzi?

Kontrola podatkowa, a więc ta sprawdzająca poprawność rozliczeń podatkowych musi być poprzedzona zawiadomieniem o kontroli wystosowanym przez urząd skarbowy. Kontrola powinna zostać wszczęta nie wcześniej niż 7 dni i nie później niż 30 dni po doręczeniu zawiadomienia.

Zawiadomienie powinno zawierać: wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli, oznaczenie organu kontroli oraz kontrolowanego przedsiębiorcy, datę i miejsce wystawienia i podpis osoby wystawiającej zawiadomienie.

Kontrola celno-skarbowa nie musi być poprzedzona zawiadomieniem o jej przeprowadzeniu. Może być wszczęta bez zapowiedzi. Jej rozpoczęcie następuje na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli celno-skarbowej z datą doręczenia upoważnienia osobie kontrolowanej.

Upoważnienie musi zawierać co najmniej:

• wskazanie podstawy prawnej kontroli;
• oznaczenie organu kontroli;
• datę i miejsce wystawienia upoważnienia;
• imię i nazwisko osoby uprawnionej do wykonywania kontroli;
• numer legitymacji służbowej;
• oznaczenie przedsiębiorcy objętego kontrolą;
• określenie zakresu przedmiotowego kontroli;
• wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli;
• podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;
• pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego przedsiębiorcy.

Dokument, który nie zawiera powyższych informacji, nie stanowi podstawy do przeprowadzenia kontroli.

Przed podjęciem pierwszej czynności kontrolnej kontrolujący ma obowiązek poinformować kontrolowanego o jego prawach i obowiązkach w trakcie kontroli.

Czas i miejsce przeprowadzenia kontroli?

Czas trwania wszystkich kontroli podatkowych w roku kalendarzowym nie może przekroczyć:

• w przypadku mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;
• w przypadku małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
• w przypadku średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
• w przypadku pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Takiego ograniczenia nie ma natomiast kontrola celno-skarbowa. Oznacza to, że może ona trwać dłużej niż w przypadkach wymienionych wyżej.

Ponadto, kontrola powinna być wykonywana w godzinach pracy lub faktycznego wykonywania działalności przez podatnika. Zasadą jest, że czynności kontrolne nie powinny zakłócać pracy przedsiębiorcy.

Miejsce przeprowadzanej kontroli wskazuje art. 285a Ordynacji Podatkowej:

Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością i w godzinach jej prowadzenia, a w przypadku skrócenia w toku kontroli czasu prowadzenia działalności – czynności kontrolne mogą być prowadzone przez 8 godzin dziennie. W przypadku gdy księgi podatkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą kontrolowanego, kontrolowany na żądanie kontrolującego obowiązany jest zapewnić dostęp do ksiąg w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania, jeżeli udostępnienie ich w siedzibie może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie przez kontrolowanego bieżącej działalności.

Powyższy artykuł wskazuje na to, że kontrola może być przeprowadzana w firmie podatnika lub w biurze rachunkowym kontrolowanego – jeśli przechowywane są tam dokumenty.

Prawa i obowiązki kontrolujących

Zarówno kontrolerzy celno-skarbowi, jak i kontrolerzy podatkowi podczas przeprowadzania czynności kontrolnych mają prawo do m.in.:

• wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego;
• wstępu do lokali mieszkalnych w przypadku prowadzenia w nich działalności gospodarczej;
• żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej;
• zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą;
• zabezpieczania zebranych dowodów;
• legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
• żądania przeprowadzenia spisu z natury;
• przesłuchiwania świadków, kontrolowanego oraz innych wymienionych osób.

Ponadto kontrolujący urzędnicy z KAS mają prawo:

• zbierać i wykorzystywać informacje (w tym dane osobowe) od osób prowadzących działalność gospodarczą o wszelkich zdarzeniach mających bezpośredni wpływ na powstanie lub wysokość zobowiązania podatkowego, lub należności celnych;
• występować do powyższych podmiotów o udostępnienie dokumentów zawierających informacje, w tym dane osobowe – także bez wiedzy i zgody osoby, do której dane należą.

Do obowiązków kontrolujących możemy zaliczyć przede wszystkim:

• powiadomienie podatnika na piśmie o każdym przypadku przedłużenia kontroli wraz z podaniem przyczyn jej przedłużenia oraz wskazaniem nowego terminu jej zakończenia;
• żądanie dokumentów tylko w związku z zakresem wskazanym w upoważnieniu/zawiadomieniu;
• poinformowanie kontrolowanego o jego prawach i obowiązkach.

Prawa kontrolowanego

W starciu z urzędem skarbowym podatnik nie jest bezbronny. Ma on zagwarantowane przepisami określone prawa.

Prawo do wyznaczenia pełnomocnika

Przedsiębiorca nie ma obowiązku osobiście uczestniczyć w kontroli. Może w tym celu wyznaczyć pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być każda osoba, która ma pełną zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo, np. do uczestnictwa w czynnościach kontrolnych, może być sporządzone na piśmie, elektronicznie lub zgłoszone ustnie do protokołu.

Prawo wglądu do akt

Przedsiębiorca ma prawo wglądu do akt sporządzonych podczas kontroli. Ponadto z akt sprawy podatnik może sporządzać notatki, robić kserokopie czy odpisy, przy wykorzystaniu własnych urządzeń przenośnych (aparat, telefon, pendrive itp.).

Przeglądanie akt i sporządzanie kopii może być wykonywane w urzędzie skarbowym w obecności pracownika urzędu.

Prawo do aktywnego uczestnictwa w czynnościach kontrolnych

Art. 123 Ordynacji Podatkowej wskazuje:

Organy podatkowe obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.

Czynności kontrolne powinny być dokonywane w obecności kontrolowanego, reprezentanta kontrolowanego lub pełnomocnika, chyba że kontrolowany zrezygnuje z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych.

Kontrolowany ma prawo do wypowiadania się co do zgromadzonych materiałów, składania wyjaśnień oraz zastrzeżeń co do kontroli.

Prawo do rezygnacji z uczestnictwa w czynnościach kontrolnych w każdym momencie

Osoba kontrolowana ma prawo, ale nie obowiązek, czynnego uczestnictwa w kontroli. Jeśli przedsiębiorca nie chce być obecny podczas kontroli – może zrezygnować z uczestnictwa.

Aby zrezygnować z udziału w kontroli, należy napisać oświadczenie o rezygnacji z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych. Oświadczenie to powinno mieć formę pisemną i zostać dołączone do protokołu kontroli.

Prawo do żądania formy pisemnej składanych zapytań przez urząd

Artykuł 126 Ordynacji Podatkowej wskazuje:

Sprawy podatkowe załatwiane są w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

Na podstawie powyższego artykułu podatnik ma prawo żądać, aby wszelkie pytania były do niego kierowane na piśmie.

Czasami zdarza się, że urzędnik kontrolujący żąda wyjaśnień lub dopytuje o coś przez telefon, lub ustnie. W takiej sytuacji warto zażądać od urzędnika, aby te pytania przedstawił na piśmie. Może zdarzyć się, że pytania przekazane w formie ustnej przekraczają zakres kontroli – wtedy kontroler może wnosić, że kontrolowany sam ze swojej dobrej woli odpowiedział na pytania przekraczające zakres kontroli.

Jeśli pytania będą na piśmie, będzie widać, czy wchodzą w zakres kontroli, czy urzędnicy przekraczają swoje uprawnienia.

Prawo do sprzeciwu

Podatnik ma prawo wnieść sprzeciw co do wykonywania kontroli, gdy ta jest przeprowadzana niezgodnie z prawem (np. w niewłaściwym miejscu, o złym czasie, niewłaściwą liczbę razy itp.).

Sprzeciw można wnieść w terminie 3 dni od dnia rozpoczęcia kontroli lub od dnia, w którym zaistniał powód do wniesienia sprzeciwu. Sprzeciw powinien być złożony na piśmie, w którym należy uzasadnić powody sprzeciwu. Sprzeciw wraz z zawiadomieniem o jego złożeniu składa się osobie kontrolującej.

W momencie doręczenia sprzeciwu kontrola powinna zostać wstrzymana, a kontrolujący ma 3 dni na ustosunkowanie się do pisma.

Prawo do korekty deklaracji

Po zakończeniu kontroli podatnik ma prawo do korekty deklaracji. Może objąć korektą całe zeznanie lub jego część – w zależności od tego, w jakim stopniu zgadza się z wynikami kontroli. Jeśli przedsiębiorca złoży korektę, uwzględniając w całości nieprawidłowości stwierdzone przez organ, wówczas – jeśli organ podatkowy uzna, że wszystkie nieprawidłowości zostały w związku ze złożoną korektą wyeliminowane – nie wszczyna postępowania podatkowego.

Jeśli przedsiębiorca wniesie korektę częściową, czyli zgodzi się tylko z niektórymi ustaleniami stwierdzonymi w protokole i zgłosi zastrzeżenie co do innych, to dalsze postępowanie zależy od urzędu. Jeśli organ uzna zastrzeżenia przedsiębiorcy, wówczas postępowanie podatkowe nie będzie wszczynane. Natomiast jeśli urząd nie uzna zastrzeżeń podatnika – wszczynane jest postępowania podatkowe, mimo złożenia korekty deklaracji.

Prawo do zgłoszenia zastrzeżeń co do wyniku kontroli

Kontrolowany, który nie zgadza się z ustaleniami protokołu kontroli, może w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie stosowne wnioski dowodowe.

Kontrolujący jest zobowiązany rozpatrzyć zastrzeżenia i w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania zawiadomić kontrolowanego o sposobie ich załatwienia, wskazując w szczególności, które zastrzeżenia nie zostały uwzględnione, wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym.

W przypadku niezłożenia zastrzeżeń w terminie 14 dni uznaje się, że podatnik zgadza się z ustaleniami kontroli.

Prawo do udostępniania dokumentów tylko w zakresie objętym kontrolą

Organ skarbowy nie może żądać dokumentów, które nie dotyczą wskazanego w zawiadomieniu zakresu i okresu objętego kontrolą. Na przykład, jeśli zakres kontroli obejmuje sprawdzenie prawidłowości rozliczeń VAT za lata 2017-2019, urzędnik kontrolujący nie ma prawa, aby w ramach tej kontroli sprawdzać ewidencję środków trwałych, a także deklaracji VAT z 2015 roku.

Natomiast uprawnień, jakie posiadają pracownicy kontroli skarbowej, nie mają urzędnicy kontroli podatkowej. Oni nie mogą żądać dokumentów za okres inny niż okres objęty kontrolą, nawet jeśli okres przechowywania danych dokumentów jeszcze nie minął.

Dokumenty zgromadzone przez skarbówkę po upływie terminu wskazanego jako zakończenie kontroli, gdy nie podano nowego terminu zakończenia, nie stanowią dowodu w sprawie.

Prawo do odszkodowania za szkody powstałe wskutek kontroli

Przedsiębiorcy, który poniósł szkodę na skutek wykonania czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów prawa, przysługuje odszkodowanie.

Obowiązki kontrolowanego

Prowadzenie książki kontroli

Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą jest obowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli. Książka kontroli może mieć formę zbioru dokumentów.

W książce kontroli ujmowane są informacje o liczbie i czasie trwania kontroli. Książka powinna być udostępniona niezwłocznie w chwili rozpoczęcia czynności kontrolnych organowi kontroli, który dokonuje w niej wpisów. Przedsiębiorca zaś jest obowiązany dokonywać w książce kontroli jedynie wpisu informującego o wykonaniu zaleceń pokontrolnych lub wpisu o ich uchyleniu przez organ skarbowy.

Książka kontroli może być prowadzona zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej. Nie ma określonego ustawowo wzoru książki kontroli. Powinna ona jednak zawierać następujące dane:

• oznaczenie urzędu, który dokonuje kontroli;
• oznaczenie upoważnienia do kontroli;
• zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli;
• daty podjęcia i zakończenia kontroli.

Wpisów w książce kontroli prowadzonej w postaci:

• papierowej – dokonuje kontrolujący;
• elektronicznej – dokonuje przedsiębiorca.

Nieutrudnianie przeprowadzania kontroli

Przedsiębiorca ma obowiązek umożliwić kontrolerom sprawne przeprowadzenie kontroli w firmie. Utrudnianie lub uniemożliwianie kontroli grozi karą grzywny w wysokości kilku tysięcy złotych.

Wyznaczenie osoby na zastępstwo w przypadku nieobecności właściciela

Nie można odmówić kontroli nawet wtedy, gdy nie będzie właściciela w firmie. Należy wyznaczyć wtedy osobę, która go zastąpi. Można do tego wyznaczyć np. jednego z pracowników. Jeżeli jest już wyznaczony pełnomocnik, to on przyjmuje rolę reprezentanta.

Pozostałe obowiązki kontrolowanego:

• umożliwienie filmowania, fotografowania, dokonywania nagrań dźwiękowych oraz utrwalania stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji (jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód, lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli);
• dostarczanie dokumentów związanych z przedmiotem kontroli na żądanie kontrolującego;
• przedstawienie na żądanie kontrolującego tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.

Jak przygotować się do kontroli?

Po otrzymaniu informacji o planowanej kontroli dobrze jest sprawdzić wszystkie firmowe dokumenty i księgi finansowe. Jest to ostatnia szansa na korektę złożonych deklaracji podatkowych i zapłatę podatku wraz z ewentualnymi odsetkami.

Przedsiębiorcom zaleca się przygotować wszystkie dokumenty firmy związane z działalnością gospodarczą, dokumenty finansowo-księgowe, umowy handlowe, zgody, umowy najmu, leasingu, dokumenty dotyczące zatrudnienia pracowników. Dokumenty w języku obcym muszą być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego (na koszt przedsiębiorcy).

Oprócz dokumentów zaleca się przygotowanie miejsca, w którym kontroler będzie mógł wykonywać czynności kontrolne, a także zadbać o dostępność odpowiednich dokumentów.

Ponadto przed kontrolą dobrze jest się zapoznać z prawami i obowiązkami obu stron.

Jak zachowywać się podczas kontroli?

Podczas kontroli zaleca się zachowywanie postaw współpracy, ostrożności, a niekiedy i obronności.

Współpraca – działanie w zaufaniu do kontrolera i wykorzystanie kontroli do wskazania drobnych uchybień, które należy poprawić. Takie podejście sprawdza się, gdy za dane naruszenia nie grożą kary lub są one bardzo niskie.

Ostrożność – współpraca z kontrolerem, jednak w ściśle wyznaczonym zakresie kontroli. Nieujawnianie większej ilości informacji niż jest to wymagane.

Obrona – sprawdzanie poprawności i zgodności z prawem działań urzędnika, a w przypadkach uzasadnionych składanie sprzeciwów. Takie działanie jest uzasadnione, gdy kontrola nie jest prowadzona w sposób merytoryczny.

Najważniejsze informacje w przypadku kontroli:

• Nie należy składać ustnych wyjaśnień na zadane pytania. Ponadto należy prosić urzędników, aby pytania zadawali na piśmie. Ustne odpowiedzi mogą być potraktowane jako dobrowolne wyjaśnienia, a urząd stwierdzi, że jego pracownik nie nadużył swoich kompetencji.
• Przepisy nie wskazują, jakich konkretnie dokumentów może żądać kontrola, a więc należy udostępnić urzędnikowi wszystko, o co prosi – pod warunkiem, że jest to związane z zakresem kontroli.
• Książka kontroli, którą zobowiązany jest prowadzić podatnik, jest przydatnym dokumentem, za pomocą którego łatwo można wykazać sprawy związane z kontrolą, np. że kontrola w danej sprawie była już przeprowadzona.
• Dokumenty, które zostały uzyskane, ale nie mają związku z kontrolą, nie są materiałem dowodowym. Nie są nim również dokumenty uzyskane po zakończeniu kontroli.
• Urzędnik nie może żądać dokumentów, do których ma dostęp.
• Gdy urzędnik żąda dokumentów, które wykraczają poza zakres kontroli, przedsiębiorca ma prawo wnieść sprzeciw na czynności kontrolne.
• Urząd nie może kilkukrotnie kontrolować firmy w tej samej sprawie.
• Nie można odmówić kontroli nawet wtedy, gdy właściciela nie będzie w firmie. Należy wyznaczyć wtedy reprezentanta.

Uwaga! Fałszywe wiadomości e-mail na temat zamiaru wszczęcia kontroli

Ministerstwo Finansów ostrzega przed fałszywymi e-mailami, w których autor wiadomości podszywa się pod pracownika Urzędu Skarbowego i informuje o zamiarze wszczęcia kontroli i konieczności wypełnienia dokumentów wymienionych w załączniku.

Otwieranie linków lub załączników zamieszczonych w takich wiadomościach oraz wysyłanie odpowiedzi do nadawcy jest niebezpieczne, ponieważ może spowodować zainfekowanie komputera szkodliwym oprogramowaniem i przekazanie danych nieuprawnionym osobom.

Ministerstwo apeluje o nieotwieranie linków i załączników od nieznanych nadawców, a także nieodpowiadanie na takie wiadomości.

Przykład fałszywego e-maila (pisownia oryginalna):