Praca zdalna a zwrot kosztów pracownika

Spis treści

1. Praca zdalna – co to jest?
2. Praca zdalna – obowiązki pracodawcy
3. Praca zdalna – obowiązki pracownika
4. Praca zdalna a zwrot poniesionych kosztów
5. Praca zdalna a koszty pracodawcy

Praca zdalna rządzi się swoimi zasadami. Na czym one polegają? Jakie problemy pracodawca napotka w czasie delegowania pracownika do pracy zdalnej? Jak rozwikłać wiele różnych wątpliwości związanych z pracą zdalną? Odpowiedzi na te i wiele innych pytań zaprezentowano w niniejszej publikacji.

Praca zdalna – co to jest?

Ustawa z dnia 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych zwana dalej ustawą o Covid w art. 3 ust. 1 przewiduje, iż w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy (zdalnej) określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania.

Wydanie polecenia wykonywania pracy zdalnej należy wyłącznie do pracodawcy (pracownik może wyrazić sugestię, ale nie może formalnie decydować ani wnioskować o realizacji pracy zdalnej). Może ono przybrać formę ustną, jak i pisemną, jednak z uwagi na przesłanki dowodowe warto, aby przedmiotowe polecenie utworzyć w formie pisemnej. Wydanie przez pracodawcę polecenia pracy zdalnej nie wymaga żadnego uzasadnienia.

Zgoda pracownika na wykonywanie pracy zdalnej również nie jest wymagana.

W każdym momencie pracodawca może wycofać wydane przez siebie polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Ustawy o COVID-19 nie określają maksymalnego okresu trwania pracy zdalnej. Tak więc czas pracy zdalnej może być wydłużany albo skracany. Warto mieć jednak na uwadze, że po wygaśnięciu ww. ustaw w związku z ustaniem pandemii COVID-19 utracą moc przepisy dotyczące funkcjonowania pracy zdalnej.

Dodatkowo trzeba podkreślić, iż łączny okres wykonywania pracy zdalnej jest ograniczony do 180 dni (z uwagi na utracenie mocy pierwotnego przepisu wprowadzającego pracę zdalną). Pracodawca może jednak wydłużyć ten okres.

Praca zdalna – obowiązki pracodawcy

Praca zdalna może zostać zlecona przez pracodawcę przede wszystkim wtedy, kiedy rodzaj tej pracy na to pozwala (wykonywanie części wytwórczych lub usług niematerialnych np. szeroko pojęte usługi doradcze, księgowe, marketingowe, szkoleniowe, prawne, zarządcze, badania rynku, inne).

Ponadto wymogami dla świadczenia pracy zdalnej są odpowiednie warunki techniczne (przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość) – video konferencje, czaty, e-mail, komunikatory, inne oprogramowanie komunikacyjne, inne metody komunikacji elektronicznej oraz warunki lokalowe, a także niezbędne umiejętności po stronie pracownika do zrealizowania danej pracy w sposób zdalny.

Należy podkreślić, iż środki pracy, a więc niezbędne narzędzia i materiały ma obowiązek zapewnić pracodawca. Obsługę logistyczną pracy zdalnej również zapewnia pracodawca.

Pracownik oczywiście może wykorzystać narzędzia i materiały niezapewnione przez pracodawcę, musi to jednak korelować z polityką informacji poufnych w firmie w taki sposób, aby dane te były chronione przez pracownika, a okoliczność ich ujawnienia na zewnątrz firmy nie miała miejsca.

W kwestii urlopu warto podkreślić, iż jeżeli pracownik nie wykorzystał należnego za dany rok wymiaru urlopu wypoczynkowego (do 30 września roku następnego), pracodawca ma prawo oddelegować pracownika na realizację zaległego urlopu bez obowiązku uzgodnienia z nim tego faktu, jak i terminu jego odbycia (także w okresie wykonywania pracy zdalnej).

Pracodawca, który jest zmuszony do czasowego zamknięcia zakładu pracy (bądź działu lub kilku działów), albo nie ma możliwości oddelegowania pracownika do pracy zdalnej, przy czym pracownik jest w gotowości do podjęcia takiej pracy, powinien mu wypłacić wynagrodzenie (nie niższe niż minimalne obowiązujące na dany rok):

• wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną (wynagrodzenia płatne według określonej stawki za godzinę pracy albo w stałej stawce miesięcznej za świadczenie pracy):
• jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia (m.in. wynagrodzenie akordowe, prowizyjne lub ustalone jako procent z zysku albo stawka za wyprodukowany produkt, lub produkty – wyrobienie normy).

Praca zdalna – obowiązki pracownika

Wobec zleconej przez pracodawcę pracy zdalnej pracownik jest zobowiązany do jej wykonywania. Pracownik nie może odmówić świadczenia pracy zdalnej, chyba że istnieją ku temu istotne powody (polecenie pracodawcy co do pracy zdalnej jest niezgodne z prawem lub jest obarczone wadą prawną).

Ewentualna odmowa wykonania pracy zdalnej może doprowadzić do nałożenia na niego kary porządkowej (upomnienie, nagana, kara pieniężna). Miejscem wykonywania pracy może być miejsce zamieszkania, ale także inny adres, jeżeli wystąpi taka konieczność (np. pracownik nie ma możliwości lokalowych, technicznych do zrealizowania czynności pracy zdalnej w miejscu zamieszkania).

Godziny pracy zdalnej pozostają takie same jak w zakładzie pracy, a pracownik jest zobowiązany w formie uzgodnionej z pracodawcą potwierdzać swoją obecność
w czasie wykonywania pracy zdalnej.

Na polecenie pracodawcy, w formie i z częstotliwością określoną w tym poleceniu pracownik jest zobligowany do prowadzenia ewidencji zrealizowanych czynności w ramach pracy zdalnej zawierającej przede wszystkim:

• opis faktycznie wykonanych czynności;
• datę ich wykonania;
• czas, jaki został przeznaczony do ich realizacji.

Zakres przekazywanych pracodawcy przez pracownika informacji zależy od obopólnych uzgodnień między nimi.

Dokumentacja świadczenia pracy może zawierać oczywiście więcej elementów zgodnie z ustaleniami pomiędzy pracownikiem i pracodawcą.

Praca zdalna a zwrot poniesionych kosztów

W ustawach tarczy antykryzysowej oraz innych dotyczących COVID-19 nie ma żadnych regulacji na temat tego, w jaki sposób rozliczyć koszty, które pracownik poniósł w związku ze świadczeniem pracy zdalnej.

Występują jedynie zapisy, iż pracodawca jest zobligowany do zapewnienia narzędzi, materiałów całej obsługi logistycznej pracy zdalnej. Jak zatem dokonać zwrotu ewentualnych kosztów poniesionych przez pracownika?

W przypadku wystąpienia takich kosztów po stronie pracownika w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej pracodawca może na podstawie odrębnej umowy spisać porozumienie dotyczące tego, jakie rodzaje kosztów i w jakiej wysokości (jak obliczane i w jaki sposób dokumentowane) podlegają zwrotowi pracownikowi.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, iż do sformułowania kosztu, jaki może zostać w tej sytuacji zwrócony pracownikowi, mogą być pomocne przepisy kodeksy pracy regulujące telepracę, jednak od razu trzeba zwrócić uwagę na to, że praca zdalna i telepraca to zupełnie odrębne formy świadczenia pracy – uregulowane odrębnymi przepisami prawa, a zatem nie należy ich utożsamiać.

Zgodnie bowiem z art. 67¹¹ ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy zwanej dalej kodeksem pracy, pracodawca (organizując i rozliczając telepracę) jest zobligowany do:

• dostarczenia telepracownikowi sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego;
• dokonania (zapewnienia) ubezpieczenia tegoż sprzętu;
• pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją wykorzystywanego do telepracy sprzętu;
• zapewnienia telepracownikowi pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi ww. sprzętu.

Wyjątek od powyższego stanowi sytuacja, w której pracownik i pracodawca postanowią inaczej, formułując powyższe kwestie na podstawie odrębnej umowy (dotyczy określenia zakresu ubezpieczenia sprzętu, zasad porozumienia się pracownika z pracodawcą, potwierdzania obecności pracownika, sposobu i formy kontroli realizacji pracy zdalnej).

Jeżeli pracownik i pracodawca w odniesieniu do świadczonej telepracy zawrą odrębną umowę dotyczącą zakresu ubezpieczenia i zasad wykorzystywania sprzętu niezbędnego do świadczenia telepracy, wówczas telepracownikowi będzie należny ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu, regulaminie pracy lub w zawartej umowie.

Wysokość powyższego ekwiwalentu winno się ustalać na podstawie:

• ilości wykorzystanego materiału i jego ceny rynkowej – niezbędnego na do wykonania telepracy;
• normy zużycia sprzętu;
• udokumentowanych cen rynkowych używanego do telepracy sprzętu.

Korzystając z możliwości wypłaty ekwiwalentu przy telepracy (i wobec braku regulacji prawnych na temat zwrotu kosztów pracownikowi w ustawach wprowadzających pracę zdalną) pracodawca i pracownik mogą wspólnie ustalić, iż pracownikowi (świadczącemu pracę zdalną) będzie przysługiwać wypłata ekwiwalentu wycenionego według powyższych reguł w adekwatnej wysokości do poniesionych przez niego kosztów.

Ciekawą kwestią jest to, iż wypłacony ekwiwalent będzie mógł w tej sytuacji korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego PIT na mocy art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych zwanej dalej ustawą o PIT.

Ekwiwalent ten może także podlegać zwolnieniu z oskładkowania ZUS zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w podstawie wymiaru składek nie uwzględnia się bowiem wypłaconych ekwiwalentów pieniężnych za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika.

Poza ww. wydatkami pracownik może ponieść koszty z tytułu zużycia mediów na potrzeby świadczenia pracy zdalnej. W tych okolicznościach można uzgodnić i sformalizować (pisemnie w umowie lub w regulaminie pracy) z pracownikiem wypłatę dodatku w wysokości kosztów poniesionych zgodnie ze wskazaniami pracownika (dokumentacji potwierdzającej zużycie różnych mediów).

W tym jednak przypadku otrzymany przez pracownika dodatek będzie u niego zarówno opodatkowany podatkiem dochodowym PIT, jak i oskładkowany. Pracodawca zatem potraktuje go na równi z przychodem ze stosunku pracy.

Praca zdalna a koszty pracodawcy

Zarówno wynagrodzenie, jak i dodatki wypłacone pracownikowi za czas świadczenia pracy zdalnej stanowią koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy.

Zakup sprzętu, materiałów, narzędzi i pozostałych kwestii (np. wyposażenia) również będzie kosztem firmy.

Analizując każdorazowo, czy dany koszt będzie kosztem podatkowym firmy, należy spojrzeć na ten wydatek przez pryzmat czterech zasad:

• koszt został poniesiony wyłącznie na cele prowadzonej działalności gospodarczej;
• koszt został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów ze źródła prowadzonej działalności gospodarczej;
• koszt został wydatkowany celem zachowania lub zabezpieczenia teraźniejszych oraz przyszłych źródeł przychodów;
• koszt nie stanowi kosztów uzyskania przychodów wyłączonych z kosztów firmowych na mocy art. 23 ustawy o PIT.