Praca zdalna – koszty pracownika i pracodawcy

• Rozliczenie kosztów pracy zdalnej jest możliwe wedle jednej z dwóch form - w drodze ryczałtu lub wyrównania rzeczywistej wartości wydatków
• Obowiązkiem pracodawcy pozostaje zapewnienie wszelkich narzędzi oraz materiałów niezbędnych do świadczenia pracy na odległość
• Zwrot wydatków może obejmować również koszty usług telekomunikacyjnych oraz energii elektrycznej

Rodzaje wydatków pracownika zdalnego

Pracodawca zatrudniając swojego podwładnego na podstawie umowy o pracę powinien zadbać o należyte wyposażenie pracownika we wszelkie niezbędne narzędzia oraz sprzęt, z których korzystanie jest konieczne celem wykonania powierzonych obowiązków służbowych. Mimo że praca zdalna stanowi specyficzną formę stosunku pracowniczego, to również i w tym przypadku, jednym z naczelnych obowiązków pracodawcy jest zadbanie o odpowiednie przygotowanie stanowiska pracy zdalnej. W przeciwieństwie do tradycyjnego modelu zatrudnienia, zwierzchnik ma ograniczone możliwości sprawowania pieczy nad środowiskiem pracy podwładnego. Uwzględniając zatem realia wykonywania obowiązków służbowych na odległość, ustawodawca postanowił rozgraniczyć wydatki pomiędzy pracodawcę a pracownika.

Materiały i narzędzia do pracy

Listę kosztów spoczywających na zatrudniającym pracownika w formie zdalnej, otwiera nowododany przepis art. 67 (24) § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia wszelkich materiałów i narzędzi służących do wykonywania pracy na odległość, w tym urządzeń technicznych. Świadczenie szeroko rozumianych usług w formie zdalnej bądź hybrydowej jest charakterystyczne dla biurowego środowiska pracy. W związku z tym przez materiały i narzędzia pracy, o których mowa w art. 67 (24) § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, należy rozumieć w szczególności wszelkie rzeczy umożliwiające niezakłóconą komunikację na odległość z pracodawcą oraz współpracownikami oraz wykonywanie zadań, do których powołany został pracownik.

Urządzenie wymienione jako ostatnie jest idealnym przykładem dla zobrazowania wydatku pracodawcy, jaki stanowią materiały pracy zdalnej. Oczywistym jest, że pracownik wykorzystujący do realizacji obowiązków służbowych drukarkę nie jest w stanie z niej skorzystać bez tonera czy papieru będącego nośnikiem tuszu. Wszelkie materiały eksploatacyjne, które przyczyniają się do prawidłowego i efektywnego użycia urządzeń technicznych przekazanych przez pracodawcę stanowić będą materiały pracy zdalnej stanowiącej wydatek zwierzchnika zatrudnionego.

Całokształt przepisów regulujących pracę zdalną pozwala jednak na postawienie wniosku, że organizacja pozostałej części środowiska pracy (biurka, krzesła itp.) leży po stronie zatrudnionego. Wynika to między innymi z konieczności ze złożenia przez pracownika oświadczenia, iż posiada on pełnię warunków lokalowych do wykonywania swoich obowiązków służbowych na odległość.

Oczywiście nie ma przeszkód ku temu, aby pracownik wykonujący pracę zdalną używał swoich narzędzi (w tym urządzeń technicznych) oraz korzystał z materiałów eksploatacyjnych, którymi dysponuje. W tym zakresie jednak pracodawca będzie zobowiązany do zrekompensowania kosztów poniesionych przez zatrudnionego, o czym szerzej piszemy w dalszej części artykułu.

Instalacja, serwis, eksploatacja i konserwacja narzędzi pracy

Do trosk pracownika, otrzymującego od pracodawcy komplet narzędzi i materiałów niezbędnych do świadczenia przez niego pracy zdalnej, nie należy również zapewnienie instalacji, serwisu, eksploatacji czy konserwacji użyczonych rzeczy. Zgodnie z art. 67 (24) § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, do roli zatrudniającego należy upewnienie się, że jego podwładny będzie mógł przystąpić do wykonywania obowiązków służbowych na odległość, a ponadto zagwarantować mu świadczenie pracy w niezakłócony sposób.

Nowelizacja Kodeksu pracy nie stoi jednak na przeszkodzie takiemu ułożeniu relacji pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, w ramach których zatrudniony oświadczy o możliwości indywidualnego zadbania realizacji tych elementów środowiska pracy zdalnej.

Inne koszty

Ustawodawca wskazuje również na konieczność zapewnienia pracownikowi pokrycia kosztów na inne wydatki, które są niezbędne do realizacji obowiązków służbowych zatrudnionego pod warunkiem, że:

• Wydatki bezpośrednio wiążą się z wykonywaniem pracy na odległość,
• Są to koszty, które zostały przewidziane treścią regulaminu, porozumienia bądź polecenia pracy zdalnej, o których mowa w przepisach działu drugiego rozdziału 2c Kodeksu pracy (Praca zdalna).

Sposób rozliczenia wydatków pracy zdalnej

W ramach nowouregulowanej formy zatrudnienia jaką stanowi praca zdalna, wyróżnia się dwa sposoby rozliczeń pomiędzy pracodawcą a pracownikiem:

1. Ekwiwalent pieniężny,
2. Ryczałt.

Zarówno w pierwszym, jak i drugim przypadku, zasady rekompensaty wydatków pracy zdalnej powinny zostać ustanowione w drodze regulaminu pracy zdalnej z uwzględnieniem przepisów działu drugiego rozdziału 2c Kodeksu pracy (Praca zdalna).

Wybór jednej z dwóch form rozliczenia nie został narzucony przez ustawodawcę i zależy od wzajemnego uzgodnienia stron stosunku pracy.

Jak wyliczyć koszty pracy zdalnej?

Zgodnie z art. 67 (24) § 5 Kodeksu pracy przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności:

• normy zużycia materiałów i narzędzi pracy,
• udokumentowane ceny rynkowe zużycia,
• ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy,
• ceny rynkowe tego materiału,
• normy zużycia energii elektrycznej,
• koszty usług telekomunikacyjnych.

Ekwiwalent pieniężny

Ekwiwalent pieniężny w tym przypadku jest niczym innym jak zwrotem rzeczywistej wartości kosztów, które w pierwszej kolejności zostały poniesione przez pracownika zdalnego. Istotnym elementem tego typu rozliczenia jest zadbanie o przedstawienie przełożonemu dokumentacji poniesionych wydatków (faktur, rachunków). Wysokość tych kosztów powinna być każdorazowo ustalona z pracodawcą.

Ryczałt

Rozliczanie faktycznej wysokości wydatków poniesionych w związku z pracą zdalną może niekiedy okazać się wyjątkowo problematyczne, zwłaszcza jeśli chodzi o zwrot kosztów usług telekomunikacyjnych czy zużycia energii elektrycznej.

W przypadku, gdy strony umówią się na rozliczenie wydatków w formie ryczałtowej, wysokość kosztów uwzględnia przewidywaną wartość nakładów finansowych ponoszonych w związku z pracą zdalną. Wysokość ryczałtu powinna być uwzględniona w regulaminie bądź porozumieniu dot. pracy zdalnej.

Skutki w PIT

Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o PIT.

Więcej na temat pracy zdalnej od 7 kwietnia 2023 r. dowiesz się z artykułu: Nowe przepisy - praca zdalna od 7 kwietnia 2023 r.