Praca zdalna 2023 r. – nowe przepisy kodeksu pracy

Czy praca zdalna jest w kodeksie pracy? 

Wraz z dniem 21 lutego 2023 r. doszło do wejścia w życia części nowych regulacji Kodeksu pracy. Mimo, że wskazany akt prawny był poddawany regularnym nowelizacjom, to jego konstrukcja z dnia sporządzenia ustawy (26 czerwca 1974 r.) nie przystawała do zmieniających się realiów gospodarczych. Od 21 lutego 2023 r. kodeks został wzbogacony o przepisy dotyczące badania trzeźwości pracowników, zaś w I połowie kwietnia możemy spodziewać się kolejnej istotnej zmiany – początku obowiązywania reguł w przedmiocie pracy zdalnej (rozdział 2c). 

Zakres pracy zdalnej

Otóż pod tym pojęciem należy rozumieć wykonywanie obowiązków służbowych w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą (również w miejscu zamieszkania zatrudnionego). Cechą szczególną zdalnego świadczenia pracy jest wykorzystanie środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Jak należy interpretować powyższy zapis? Wbrew pierwszemu wrażeniu, przywołane pojęcie pracy zdalnej nie niesie za sobą obowiązku codziennego raportowania przez pracownika o miejscu wykonywania przydzielonych mu zadań. Nie ma przeszkód ku temu, aby pracodawca w porozumieniu ze swoim podwładnym odgórnie umówili się, że praca powinna być wykonywana w sposób zdalny:

• w pełnym wymiarze czasu pracy (praca zdalna pełna) lub
• w pewnym zakresie (tryb mieszany). 

Uwaga! Dopuszczalną jest również sytuacja, w której umowa o pracę zakłada tradycyjny model zatrudnienia (stacjonarne świadczenie pracy np. w biurze lub w innym miejscu wskazanym przez pracodawcę), w trakcie którego pracownik zostanie „oddelegowany” do wykonywania swoich obowiązków w sposób zdalny.

Ustawodawca przewidział, że potrzeba szybkiego przekwalifikowania metody pracy może wynikać zarówno z nagłej potrzeby pracownika jak i samego pracodawcy, w związku z czym nie jest konieczne zawieranie aneksu umowy w tym zakresie, lecz wystarczy porozumienie choćby w formie elektronicznej. 

Od kilku la najczęściej spotykanym sposobem wykonywania obowiązków służbowych jest hybrydowy model pracy. Jest to tzw. mieszany tryb zatrudnienia, w ramach którego pracownicy co do zasady realizują swoje zadania na odległość przy jednoczesnym zobowiązaniu do pełnienia dyżurów pracowniczych w siedzibie firmy. Praca stacjonarna świadczona w sposób okazjonalny może przybrać różnoraką postać. 

Okazjonalna praca stacjonarna

Pracownicy mogą zostać wezwani do zakładu pracy w związku z koniecznością interwencji w wyniku różnego rodzaju wydarzeń (np. naprawa usterki) czy w ramach limitu czasu pracy wykonywanej zdalnej itp. Zasadą powinno być wpisanie tego typu potrzeb już na etapie zawierania umowy o pracę. Pracodawca musi liczyć się z tym, że brak ujęcia zapisów przewidujących konieczność osobistego stawiennictwa pracownika nie będzie wiązał się z negatywnymi konsekwencjami dla jego podwładnego (np. brak możliwości rozwiązania stosunku zatrudnienia z winy pracownika).

Praca zdalna z uwagi na stany nadzwyczajne

Upowszechnienie się zdalnej metody wykonywania obowiązków służbowych nastąpiło w wyniku globalnej pandemii koronawirusa. Kierując się doświadczeniem z ostatnich lat, ustawodawca zabezpieczył przedsiębiorców przed różnego rodzaju klęskami żywiołowymi oraz innymi niedającymi się przewidzieć sytuacjami życiowymi. W takich wypadkach konieczne bywa chwilowe, fizyczne „odseparowanie” pracownika od zakładu pracy, gdzie zwykle realizowane są zadania całego przedsiębiorstwa. W związku z tym przepisy Kodeksu pracy o pracy zdalnej umożliwiają przełożonemu zlecenie wykonywania obowiązków służbowych w sposób zdalny, w okresie:

• obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. W takim wypadku zlecenie pracy zdalnej może rozciągać się na okres trzech miesięcy po ich odwołaniu ww. stanów;
• niemożności zapewnienia w dotychczasowym miejscu pracy bezpiecznych i higienicznych warunków realizacji zadań zleconych pracownikowi. Niedyspozycja pracodawcy do zagwarantowania odpowiedniego środowiska pracy musi wynikać z działania siły wyższej.

Nawet w obliczu wystąpienia zdarzeń, o których mowa powyżej pracodawca powinien pamiętać o dwóch dodatkowych przesłankach, jakie muszą być spełnione, aby oddelegować pracownika do tymczasowej pracy zdalnej. 

Po pierwsze, przełożony powinien upewnić się, że jego podwładny posiada pełnię warunków lokalowych oraz technicznych, aby realizować swoje obowiązki służbowe w trybie zdalnym. Należy pamiętać, że gwarancja ze strony pracownika powinna zostać uzyskana przed wydaniem polecenia pracy poza siedzibą firmy w formie elektronicznej lub papierowej. 

Po drugie, pracodawca może cofnąć swoją decyzję o wykonywaniu pracy na odległość, jednakże powinien o tym poinformować pracownika najpóźniej z dwudniowym uprzedzeniem. Nie ulega wątpliwości, że techniczna i lokalowa sytuacja pracownika również może ulec zmianie w każdej chwili. W takim wypadku podwładny powinien poinformować o tym fakcie swojego zwierzchnika, co automatycznie oznacza wycofanie polecenia o wykonywaniu pracy zdalnej.

Okazjonalna praca zdalna

Praca zdalna nie musi być wpisana w codzienne realia zawodowe pracownika i może być wykonywana w sposób okazjonalny (okazjonalna praca zdalna - OPZ). W razie wystąpienia takiej potrzeby, pracownik może złożyć wniosek w wersji papierowej lub elektronicznej. Okazjonalna praca zdalna może być odbywana maksymalnie 24 dni w danym roku kalendarzowym.

Od kiedy praca zdalna?

Przepisy dotyczące pracy zdalnej zaczną obowiązywać od 7 kwietnia 2023 r.