Split payment (mechanizm podzielonej płatności) - na czym polega, kogo dotyczy, jakie są korzyści

Na czym polega mechanizm działania split payment?

Sam mechanizm działania split payment polega na oddzieleniu kwoty netto za sprzedany produkt lub usługę od kwoty należnego podatku VAT. W tym celu każda osoba lub przedsiębiorca zobowiązana jest do otwarcia dwóch rachunków bankowych - jednego dla siebie, na które wpływa kwota netto oraz rachunku VAT, na który bezpośrednio przy zawieraniu transakcji w formie elektronicznej przelewana jest kwota podatku VAT.

Split payment, czyli odrębna płatność netto i VAT

Mechanizm podzielonej płatności - jak sama nazwa wskazuje - oznacza, iż przedsiębiorca regulujący zobowiązanie wynikające z danej faktury korzysta ze specjalnego komunikatu płatności podzielonej na:

• kwotę netto;
• kwotę VAT.

Technicznie rzecz biorąc, kwota netto wynikająca z faktury zostaje pobrana z rachunku firmowego natomiast kwota VAT ze specjalnego rachunku VAT. Jeżeli na specjalnym rachunku są niewystarczające środki, wówczas pozostała część wymaganej kwoty VAT pobierana jest z rachunku firmowego. Zapłata z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, zwanego dalej MPP, może odnosić się do uiszczenia całości kwoty netto oraz VAT wynikających z faktury lub części kwoty netto, oraz VAT.

Czym jest rachunek VAT?

Rachunek VAT stanowi nieodzowną część mechanizmu split payment, bez którego praktycznie ten system nie zadziała. Działanie rachunku VAT jest o tyle istotne, iż to właśnie na to konto wpływa należna kwota do zapłaty podatku VAT. Każdy przedsiębiorca przy zakładaniu konta firmowego jest aktualnie zobligowany do otwarcia osobnego rachunku VAT, na który będzie wpływać kwota podatku VAT płacona na rzecz Skarbu Państwa. Jeżeli przedsiębiorca posiada kilka rachunków bankowych, wówczas do każdego z nich będzie konieczne ustanowienie rachunku do płatności podatku VAT.

Zasada działania rachunku VAT polega na znacznie ograniczonym dostępie do tego rachunku przez przedsiębiorcę. W zasadzie może on w głównej mierze wykonywać przelewy podatkowe na rzecz Skarbu Państwa oraz ewentualnie uzasadnionych przelewów na inne rachunki. Takie konto może być oprocentowane jednak o warunkach funkcjonowania takiego konta to przedsiębiorca wraz z instytucją finansową ustalają indywidualne warunki współpracy.

Powody wprowadzenia split payment w polskim prawie

Na podstawie powyższych informacji można stwierdzić, że ustanowienie osobnego rachunku VAT do płatności należnej kwoty podatku jest jak najbardziej uzasadnione. Istniały ku temu konkretne powody, które ostatecznie zaważyły na wprowadzeniu tego mechanizmu w życie. Od 31 października 2019 roku każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą na terenie Polski musi posiadać specjalne konto do płatności podatku VAT ze względu na ograniczenia tzw. luki w VAT. 

Innym powodem wprowadzenia tego mechanizmu była chęć swego rodzaju pomocy w prowadzeniu polityki monetarnej oraz finansowej przez przedsiębiorców. Klient lub kontrahent płacąc za wybrany towar lub usługę w formie elektronicznej płaci całą kwotę (łącznie z należnym podatkiem VAT). W związku z tym bezpośrednio po dokonaniu transakcji kupna kwota automatycznie rozdzielana jest przez system bankowy na kwotę netto oraz kwotę należnego podatku VAT. W ten sposób przedsiębiorca nie musi martwić się w jaki sposób rozliczyć się z Urzędem Skarbowym we właściwym terminie oraz nie ma groźby płacenia kar ustawowych za nierozliczenie się w czasie. Dzięki temu przedsiębiorca ma również możliwość swobodnego dysponowania środkami zgromadzonymi na rachunku bankowym w kwocie netto, dzięki czemu wie on w jakich ramach finansowych może się poruszać.

Split payment - od jakiej kwoty obowiązuje?

Bardzo istotną cechą w split payment jest to, iż obowiązek zapłaty poprzez ten mechanizm dotyczy tylko faktury na sumę 15.000 zł brutto i powyżej, zawierającej towary lub usługi występujące w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Jeżeli kupujący otrzyma taką fakturę i tylko jeden towar lub jedna usługa objęta MPP znajdzie się na danej fakturze to nabywca ma obowiązek zapłacić poprzez mechanizm MPP, ale wówczas tylko za ten jeden towar lub usługę objętą MPP.

W sytuacji, gdy całość lub część faktury na kwotę 15.000 zł brutto, lub powyżej zawiera towary, lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT, wtedy podatnik reguluje ją odpowiednio w całości lub w części poprzez mechanizm MPP.

Mechanizm podzielonej płatności dotyczy tylko określonych towarów i usług. Oto niektóre z towarów i usług z załącznika nr 15 do ustawy o VAT.

Dobrowolne zastosowanie MPP

Poza obowiązkiem stosowania MPP występują też możliwości dobrowolnego przelania kwoty zobowiązania z faktury nabycia. Podatnik ma możliwość (dobrowolność) skorzystać z MPP w odniesieniu do faktury o wartości poniżej 15.000zł brutto zawierającej lub niezawierającej towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT. Co to oznacza? Podatnik może w takim przypadku zapłacić całość lub część takiej faktury z zastosowaniem MPP.

Adnotacja na fakturze MPP

Czynny podatnik VAT (będący dostawcą), który chce wystawić fakturę za sprzedaż towarów lub usług objętych MPP na kwotę od 15.000zł brutto wzwyż ma obowiązek zamieścić na niej adnotację „mechanizm podzielonej płatności”, gdy odbiorcą jest przedsiębiorca posiadający na terytorium RP siedzibę działalności gospodarczej. 

Obowiązek zamieszczenia tej adnotacji powstaje, zatem gdy na fakturze o wartości przynajmniej 15.000 zł brutto występuje, chociaż jeden towar lub jedna usługa objęta MPP.

Niestety po stronie nabywców sprawa może okazać się nieco bardziej skomplikowana. Jak w takim razie powinien zachować się nabywca w przypadku otrzymania faktury z adnotacją lub bez niej?

Split payment - co, jeśli nie zastosujemy MPP?

Zarówno sprzedawca, jak i nabywca powinien dochować szczególnej staranności w zakresie pilnowania stosowania MPP w zakresie płatności za faktury na kwotę od 15.000zł brutto. Jest to o tyle ważne, iż ustawodawca przewidział sankcje za niestosowanie MPP w przypadkach, w których wystąpił ten obowiązek.

Jeżeli sprzedawca nie umieścił adnotacji na fakturze sprzedaży „mechanizm podzielonej płatności” a miał obowiązek to uczynić, wówczas zostanie u niego ustalone dodatkowe zobowiązanie w VAT (100% podatku wynikającego z faktury) oraz grzywna (maksymalnie 180 stawek dziennych).

Jeśli natomiast nabywca nie uregulował faktury z zastosowaniem MPP a miał obowiązek to uczynić, wówczas zostanie u niego ustalone dodatkowe zobowiązanie w VAT (100% podatku wynikającego z faktury – nie odliczy VAT od nabycia), wyłączenie z kosztów wartości netto danej faktury oraz grzywna (maksymalnie 720 stawek dziennych).

Dlaczego warto zastosować system split payment w swoim przedsiębiorstwie?

Istnieje wiele powodów, dla których warto zdecydować się na wdrożenie mechanizmu split payment w swoim przedsiębiorstwie. Do tego typu powodów z pewnością zaliczają się:

• możliwość uniknięcia potencjalnych problemów związanych z brakiem terminowego płacenia podatku VAT na rzecz Skarbu Państwa - dzięki tak prostemu mechanizmowi jakim jest rozdzielenie przychodów ze sprzedaży towarów i usług na kwotę netto, i kwotę podatku VAT umożliwia uzyskanie całkowitego bezpieczeństwa co do wysokości stawki VAT. Innymi słowy system elektronicznego rozdzielania płatności umożliwia przedsiębiorcy oddzielenie kwoty podatku VAT od kwoty netto, która pozostaje do jego dyspozycji;
• możliwość usprawnienia prowadzenia swojej polityki monetarnej i finansowej - mowa tutaj przede wszystkim o tym, iż przedsiębiorca mając do dyspozycji jedynie kwotę netto uzyskanego przychodu może nią swobodnie dysponować. Dzięki temu na koniec okresu rozliczeniowego nie musi się on martwić, iż od uzyskanego przychodu będzie on musiał zapłacić jeszcze podatek VAT. Jest on z automatu odliczany od kwoty transakcji i przelewany na osobne konto, dzięki czemu nie ma mowy o nieuregulowaniu żadnych płatności tytułem podatku VAT;
• możliwość bezpośredniego odliczenia kwoty nadpłaty podatku VAT za wybrany okres rozliczeniowy - dzięki stosunkowo łatwemu dostępowi do konta gdzie znajdują się środki z tytułu podatku VAT przedsiębiorca może w łatwy sposób obliczyć czy, a jeśli tak, to jak wysoka jest kwota ewentualnej nadpłaty lub niedopłaty. Dodatkowo na wniosek naczelnika wybranego Urzędu Skarbowego przedsiębiorca będzie mógł dokonać przelewu na swoje konto firmowe, gdzie znajdują się pozostałe po odliczeniu podatku VAT środki netto.

Dodatkowym atutem posiadania mechanizmu split payment w swoim przedsiębiorstwie jest fakt, że nie można jej zakazać przy użyciu umowy, zgody lub innego formalnego dokumentu. Odgórny nakaz posiadania takiego rachunku VAT został zatwierdzony przez ustawodawcę w 2018 roku dzięki czemu automatycznie przy otwieraniu konta bankowego przedsiębiorca ma otwarty rachunek do wpłat VAT. To tylko utwierdza w przekonaniu, iż w przyszłości przedsiębiorca nie będzie zalegał z płatnościami VAT. 

Jak mechanizm split payment wygląda w praktycznym użyciu?

Mechanizm split payment hipotetycznie powinien usprawnić działanie przedsiębiorstwa poprzez automatyczne odliczanie podatku VAT należnego Urzędowi Skarbowemu od pozostałej kwoty, jaką klient lub kontrahent musi zapłacić. To teoria, jednak w praktyce mechanizm ma pewne mankamenty, które sprawiają, że w pewnych sytuacjach nie jest on aż tak efektywny. Mowa tutaj przede wszystkim o płatnościach gotówką. 

Po pierwsze przy transakcji gotówkowej nie ma możliwość automatycznego odliczenia kwoty VAT i przesłania jej na konto VAT ze względu na brak wystąpienia transakcji bezgotówkowej. Po drugie mechanizm split payemnt najczęściej sprawdza się tylko przy wystawianiu faktury VAT a nie paragonów, jak to bywa w sporej części przedsiębiorstw. To może rzeczywiście sprawić, iż przedsiębiorca, który nie posiada automatycznej funkcji oddzielenia kwoty VAT od kwoty netto za wybraną usługę lub towar będzie mógł źle rozliczyć się z podatku VAT płaconego na rzecz Skarbu Państwa.

Jednak i tutaj ustawodawca znalazł rozwiązanie. Wystarczy, iż na paragonie, fakturze lub innym dokumencie potwierdzającym zawarcie umowy kupna-sprzedaży widnieje pełna nazwa podmiotu sprzedającego, adres oraz numer NIP. Dzięki temu w łatwy i prosty sposób będzie można sporządzić rozliczenie na koniec roku lub innego wybranego okresu a należną kwotę przelać na tzw. konto VAT. W ten sposób kwota podatku zostanie automatycznie doliczona do całej sumy zgromadzonej na rachunku bankowym. W rezultacie rozliczenie się z Urzędem Skarbowym będzie jedynie formalnością bez konieczności korekty zeznania podatkowego.

Podsumowując na podstawie przedstawionych wyżej informacji i argumentów można bezpośredni stwierdzić, że split payment jest mechanizmem wspierającym działanie praktycznie każdego przedsiębiorstwa. Pomimo niewielu mankamentów takie rozwiązanie sprawia, że przedsiębiorca ma znacząco uproszczoną metodę prowadzenia własnej działalności gospodarczej oraz – co najważniejsze – rozliczania się z Urzędem Skarbowym. Dzięki dedykowanemu kontu bankowemu każdy przedsiębiorca będzie w stanie bez problemu zapłacić należną kwotę VAT, która jest automatycznie odliczana od całkowitej sumy po dokonaniu transakcji bezgotówkowej.