W ciągu ostatniego roku dla wielu pracowników własne mieszkanie stało się faktycznym miejscem pracy. Praca zdalna stała się pełnoprawnym zamiennikiem pracy biurowej, a granice pomiędzy życiem prywatnym i zawodowym przestały być jasno określone.
Pracując w domu, pracownicy nierzadko ponoszą znaczne koszty związane z zapewnieniem warunków, które pracę zdalną umożliwią. Oznacza to nie tylko wyższe koszty za prąd i łącze internetowe, ale również konieczność korzystania z prywatnych komputerów i zakup odpowiedniego umeblowania.
W takiej sytuacji całkowicie naturalne jest wpłacanie przez pracodawców ekwiwalentu za pracę zdalną mającego na celu zrekompensowanie kosztów pracy pracownika w domu. Czy taki ekwiwalent stanowi przychód i wiąże się z koniecznością poboru zaliczek na poczet podatku dochodowego?
Przepisy podatkowe i ekwiwalent za pracę zdalną
Zapisy ustawy o podatku dochodowym mówią, że ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność są wolne od podatku dochodowego.
Według ustawy wypłata ekwiwalent obarczona jest pewnymi warunkami takimi jak:
- ekwiwalent musi mieć postać pieniężną;
- kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom.
Interpretacja Krajowej Izby Skarbowej
W interpretacji nr 0114-KDIP3-2.4011.817.2020.2.AK z dnia 5 marca 2021 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że ekwiwalent za pracę zdalną nie podlega obciążeniu podatkiem dochodowym.
Interpretacja dotyczyła wniosku spółki, która w marcu 2020 r. wprowadziła pracę zdalną (jako podstawową formę pracy) z uwagi na zagrożenie pandemią COVID-19. Spółka zdecydowała o wypłacie jednorazowego zryczałtowanego ekwiwalentu w wysokości 300 euro dla każdego pracownika jako rekompensaty za koszty ponoszone przez pracownika w czasie pracy zdalnej.
Koszty ponoszone przez pracownika zostały określone następująco:
- dostępu do Internetu o właściwej przepustowości;
- zakupu sprzętu elektronicznego;
- zakupu mebli.
Na pytanie spółki, czy musi doliczać pracownikom – w związku z ekwiwalentem – przychód i odprowadzać zaliczki na podatek, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odpowiedział negatywnie.
Uzasadnienie odpowiedzi KIS odwołuje się do art. 3 ust. 1 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19. W ustawie stwierdzono, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz do trzech miesięcy po ich odwołaniu pracodawca może zlecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej, przy czym narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz jej obsługę logistyczną zapewnia pracodawca.
pomoc@pitax.pl