Polityka prywatności

Zasady przetwarzania danych osobowych

Od 25 maja 2018 roku obowiązuje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określane jako „RODO”).

W związku z tym chcielibyśmy poinformować Cię o przetwarzaniu Twoich danych oraz zasadach, na jakich się to odbywa z uwzględnieniem zmian w Zasadach przetwarzania danych osobowych wprowadzonych w dniu 23 października 2021 roku.

I.Informacje o nas

Administrator:

Administratorem Twoich danych osobowych jest PITax.pl Łatwe podatki sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Vasco da Gamy 3/6, 51-505 Wrocław, REGON 021965221, NIP 8982201430

Kontakt:

Jeżeli chciałbyś się z nami skontaktować w kwestiach danych osobowych oraz ich przetwarzania napisz do nas mail na adres dane.osobowe@pitax.pl lub prześlij list na adres siedziby spółki.

Jeżeli korespondencja będzie dotyczyć żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych, konieczne będzie potwierdzenie Twojej tożsamości poprzez zalogowanie do systemu lub podanie danych uwierzytelniających i własnoręczne podpisanie korespondencji.

Inspektor ochrony danych oraz jego dane kontaktowe:

Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z tym przetwarzaniem. Jeżeli chcesz skontaktować się z Inspektorem ochrony danych skorzystaj z danych kontaktowych wskazanych poniżej:

Adres korespondencyjny

Krzysztof Jarzyński, IODO
PITax.pl Łatwe podatki sp. z o.o.
ul. Vasco da Gamy 3/6
51-505 Wrocław

E-mail: dane.osobowe@pitax.pl

II. Jakie dane osobowe przetwarzamy i w jakim celu

Dane osobowe, jakie przetwarzamy zbieramy podczas korzystania z naszych usług udostępnianych za pośrednictwem witryny internetowej PITax.pl (wypełnianie zeznań podatkowych online oraz korzystanie z innych usług PITax.pl dostępnych za pośrednictwem naszego serwisu internetowego i jego funkcjonalności), w związku z zawarciem umów oraz kontaktem z nami m.in. poprzez czat i telefonicznie.

Przetwarzanie danych zachodzi również podczas przesyłania na nasze serwery informacji o sposobie korzystania przez Ciebie z naszych serwisów, pochodzących z przypisanych identyfikatorów w postaci: adresu IP, z którego komunikujesz się z naszym serwisem, nazwy oraz identyfikatora sprzętowego komputera, systemu operacyjnego (wersja, język, etc.), którym się posługujesz, a także w ramach przechowywanych na Twoim urządzeniu plików cookies, w których zapisujemy informacje o tym, że odwiedziłeś naszą stronę, wybrane przez Ciebie konfiguracje oraz czy trafiłeś na naszą stronę ze strony jednego z naszych partnerów.

Dołożyliśmy najwyższych starań aby przy przetwarzaniu poszanowana została zasada minimalizacji danych względem celu przetwarzania w związku z czym przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w następującym zakresie:

1. imię, nazwisko, a jeżeli dotyczy – również firma pod jaką osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą
2. adres e-mail
3. nr telefonu
4. adres (kod pocztowy, miejscowość, ulica, nr domu/mieszkania, województwo, powiat, gmina)
5. PESEL
6. NIP
7. data urodzenia
8. informacje o stanie rodzinnym, w tym: stan cywilny, ilość i wiek dzieci
9. NIP i nazwa pracodawcy
10. informacje o przychodach
11. informacje o otrzymanych przez podatnika formularzach podatkowych,
12. informacje o przysługujących ulgach podatkowych,
13. informacje o sposobie korzystania przez Ciebie z naszych serwisów pochodzące z przypisanych Ci identyfikatorów w postaci: adresu IP, z którego komunikujesz się z naszym serwisem, nazwy oraz identyfikatora sprzętowego komputera, systemu operacyjnego (wersja, język, etc.), którym się posługujesz, informacje o Twoich preferencjach konfiguracyjnych i zachowaniach w ramach korzystania z usług naszej firmy.

Powyższe dane osobowe są niezbędne do tego by (cel):

1. pomóc Ci uzupełnić i złożyć wypełnioną przez Ciebie deklarację podatkową oraz korzystać z innych usług PITax.pl dostępnych za pośrednictwem naszego serwisu internetowego i jego funkcjonalności (wymienionych w dokumencie Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną),
2. wykonać umowę, której Jesteś stroną (np. udział w konkursie lub promocji),
3. wykryć nadużycia związane z nieuprawnionym użyciem naszego serwisu internetowego lub jego funkcjonalności oraz w dostępie do nich (próby włamania, ataki DoS),
4. umożliwić Ci kontakt z nami jako administratorem danych lub kontakt z innymi użytkownikami (np. forum),
5. przesłać Tobie ofertę marketingową i informację handlową,
6. poprawiać naszą ofertę i dostosowywać ją do potrzeb użytkowników.

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe, przechowywane na Twoim urządzeniu końcowym, które możesz samodzielnie kontrolować (istnieje możliwość ustawienia akceptacji lub blokady plików cookies w Twojej przeglądarce internetowej). Zablokowanie plików cookies spowoduje brak możliwości wypełnienia i złożenia deklaracji podatkowej lub nieprawidłowe działanie samej strony WWW. Jednocześnie w dokumencie Polityka ciasteczek zawarliśmy szczegółowe informacje dotyczące wykorzystywania przez nas tych plików.

Nasz serwis internetowy przeznaczony jest dla osób powyżej 16 roku życia, w związku z czym przetwarzamy dane osób niespełniających takiego kryterium tylko w wyjątkowych wypadkach (np. ulga na dzieci) i tylko za zgodą przedstawiciela ustawowego. W przypadku ujawnienia / zgłoszenia faktu udostępnienia danych opisanych wyżej, zostaną one niezwłocznie skasowane. Przetwarzanie danych odbywa się bez udziału zautomatyzowanego podejmowania decyzji w indywidualnych przypadkach.

III. Podstawa prawna przetwarzania danych

Podstawa prawna przetwarzania Twoich danych jest zależna od tego w jakim celu je przetwarzamy. I tak:

1. dane osobowe podane w celu uzupełnienia i złożenia deklaracji podatkowej oraz korzystania z innych usług PITax.pl dostępnych za pośrednictwem naszego serwisu Internetowego i jego funkcjonalności (wymienionych w dokumencie Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną) przetwarzamy na podstawie określonej w art. 6 ust. 1 punkt b) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy),
2. dane podane do umowy, której Jesteś stroną, przetwarzamy na podstawie określonej w art. 6 ust. 1 punkt b) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy),
3. wszystkie Twoje dane, które posiadamy jako administrator danych przetwarzamy również w celach marketingowych z powołaniem na tzw. uzasadniony interes administratora danych osobowych oraz na podstawie Twojej zgody wyrażonej przed przystąpieniem do przetwarzania danych. Nasz uzasadniony interes polega na przedstawianiu Tobie ofert i promocji, które mogą cię zainteresować, jak również innych informacji promujących naszą markę oraz marki naszych partnerów,
4. dane osobowe podane dla potrzeb kontaktu z nami jako administratorem oraz innym użytkownikami przetwarzamy na podstawie Twojej zgody wyrażonej przed przystąpieniem do przetwarzania danych,
5. informacje o sposobie korzystania przez Ciebie z naszych serwisów pochodzące z przypisanych Ci identyfikatorów w postaci: adresu IP, z którego komunikujesz się z naszym serwisem, nazwy oraz identyfikatora sprzętowego komputera, systemu operacyjnego (wersja, język, etc.), którym się posługujesz, a także generowane przez Twoje urządzenia w formie plików cookies przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych osobowych. Nasz uzasadniony interes polega na przeciwdziałaniu nadużyciom, polepszaniu oferty i zarządzania zasobami serwera, podtrzymywaniu bezawaryjnego funkcjonowania stron internetowych i serwisu aktywacji licencji oraz wypełniania ustawowych obowiązków administratora danych w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa ochrony danych osobowych.

IV. Odbiorcy Twoich danych osobowych

Twoje dane przekazujemy tylko wówczas, gdy jest to niezbędne do zrealizowania świadczeń, które zamawiasz. Nigdy nie udostępniamy i nie będziemy udostępniać komercyjnie Twoich danych podmiotom trzecim. Twoje dane osobowe przechowujemy u naszych partnerów, dzięki którym możemy prowadzić nasz serwis Internetowy. Partnerzy, którym możemy przekazywać dane osobowe odpowiadają za takie obszary jak:

1. Utrzymanie i zabezpieczenie infrastruktury technicznej, w tym utrzymanie i zapewnienie ciągłości działania serwerów, udostępnienia treści naszych stron internetowych w Internecie;
2. Zwiększenie jakości Twojego doświadczenia, w tym usług, dzięki którym strony internetowe wyświetlają się szybciej, a ilość przerw w działaniu oferowanych przez nas usług jest zminimalizowana;
3. Monitoring bezpieczeństwa, zapobieganie oszustwom i usuwanie błędów aby Twoje dane były bezpieczne;
4. Dostarczanie do Ciebie informacji drogą elektroniczną (np. e-mailem, SMS-em) - zarówno w ramach zamówionych usług, jak i informacji reklamowych o ile na ich przesyłanie wyraziłeś odrębną zgodę, a także informacji, do których przesyłania zobowiązani jesteśmy przepisami prawa;
5. Dostarczanie do Ciebie informacji pocztą tradycyjną, jeśli zamówiłeś usługi w tym zakresie;
6. Obsługa procesu zakupowego, płatności, fakturowanie, obsługa księgowa;
7. Indywidualna pomoc w rozliczeniu dochodów, w tym rozszerzone warianty usług, jak rozliczenie podatków w innych państwach;
8. Inne usługi świadczone przez naszych podwykonawców zwiększające zakres, jakość, komfort i bezpieczeństwo świadczonych przez nas usług, a także w zakresie usług dodatkowych i okresowych (jak np. konkursy, promocje, usługi inne);
9. Szczególną kategorią odbiorców Twoich danych osobowych są nasi bezpośredni podwykonawcy oraz zleceniobiorcy zajmujących się rozwojem i obsługą informatyczną systemów komputerowych naszej firmy, a także obsługą klientów poprzez elektroniczne kanały dostępu (np. e-mail) i telefon.

Po wypełnieniu formularzy PIT w naszym serwisie będziesz miał możliwość przesyłania ich drogą elektroniczną do urzędu skarbowego za pośrednictwem systemów Ministerstwa Finansów. Zwracamy też uwagę, że Twoje dane osobowe jak imię, nazwisko, adres i kwota 1% mogą być przekazane organizacji pozarządowej za pośrednictwem urzędów skarbowych – jeśli na formularzu PIT wyrazisz na to zgodę.

Dla każdego z tych celów przekazujemy tylko te dane, które są niezbędne dla jego osiągnięcia. Tam gdzie to możliwe stosujemy narzędzia anonimizacji lub pseudonimizacji, czyli takie działania, dzięki którym dla naszych partnerów i podwykonawców pozostajesz niemożliwy do zidentyfikowania, a gdzie my cały czas posiadamy Twoje dane.

V. Okres przetwarzania Twoich danych osobowych

Dane osobowe pozyskane w związku z:

1. wypełnianiem i złożeniem przez Ciebie deklaracji podatkowej oraz korzystania z innych usług PITax.pl dostępnych za pośrednictwem naszego serwisu Internetowego i jego funkcjonalności (wymienionych w dokumencie Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną) – przetwarzamy przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych lub obowiązywania danej umowy,
2. zawarciem umowy, której Jesteś stroną – przetwarzamy przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych lub obowiązywania danej umowy,
3. przetwarzaniem w celach marketingowych – przetwarzamy przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych lub obowiązywania danej umowy,
4. przesłaną pocztą / e-mailami – przetwarzamy przez okres nie dłuższy niż okres przedawnienia zobowiązań podatkowych lub obowiązywania danej umowy,
5. identyfikatorami w postaci: adresu IP, z którego komunikujesz się z naszym serwisem, nazwy oraz identyfikatora sprzętowego komputera, systemu operacyjnego (wersja, język, etc.), którym się posługujesz, – przetwarzamy bezterminowo, przy czym dane te tylko w wyjątkowych wypadkach można powiązać z konkretną osobą (np. wpisanie imienia i nazwiska jako nazwy komputera).

W przypadku skorzystania przez Ciebie z uprawnień opisanych w art. 16-18 oraz 20–21 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Prawo do sprostowania danych; Prawo do usunięcia danych /do bycia zapomnianym/; Prawo do przenoszenia danych; Prawo ograniczenia przetwarzania; Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania) przetwarzanie ww. danych może zostać skrócone lub wstrzymane/ograniczone zgodnie z Twoim żądaniem. Po tym okresie Twoje dane będziemy przetwarzać w zakresach opisanych w Rozdziale III, co jest zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych (np. jeżeli jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub też innym postępowaniu pozasądowym, a także do wyjaśnienia okoliczności niedozwolonego korzystania z usługi).

VI. Twoje prawa

W związku z tym, że przetwarzamy Twoje dane m.in. na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody, przysługuje Ci prawo do cofnięcia ww. zgody w dowolnym momencie.

RODO daje Ci szereg praw, z których możesz skorzystać w dowolnej chwili. O ile nie będziesz tych praw nadużywał lub nie będą nadmierne (np. ustawiczność żądań), to korzystanie z nich będzie dla Ciebie nieodpłatne i powinno być łatwe w realizacji.

Twoje prawa obejmują:

1. 1. Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych
      Możesz uzyskać od nas potwierdzenie czy przetwarzane są w naszych zbiorach dane osobowe Ciebie dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, możesz uzyskać dostęp do nich oraz kategorii informacji podanych w jednym z powszechnie wykorzystywanych formatów (np. PDF).
   2. Prawo do sprostowania danych
      Jeżeli przetwarzane przez nas dane są nieprawidłowe, masz prawo zgłosić żądanie niezwłocznego sprostowania dotyczących ich danych osobowych, które są nieprawidłowe. Poproś nas o ich poprawienie, a my będziemy zobowiązani to zrobić. W takim przypadku możemy poprosić o przedstawienie nam dodatkowego oświadczenia na okoliczność zmiany danych.
   3. Prawo do żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)
      Prawo to oznacza możliwość żądania, abyśmy usunęli z naszych systemów bazodanowych oraz z naszej dokumentacji wszelkie informacje zawierające Twoje dane osobowe. Pamiętaj, że nie będziemy mogli tego uczynić, o ile na podstawie przepisów mamy obowiązek przetwarzania Twoich danych (np. zobowiązanie z tytułu rękojmi, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, obowiązek zapewnienia rozliczalności naszych działań, dokumenty księgowe dla potrzeb podatkowych). W każdym przypadku jednak usuniemy Twoje dane osobowe w możliwie najpełniejszym zakresie, a tam gdzie nie jest to możliwe zapewnimy ich pseudonimizację w możliwie dużym zakresie (brak możliwości zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą bez odpowiedniego klucza powiązań), dzięki czemu Twoje dane będą dostępne wyłącznie dla bardzo ograniczonego kręgu osób w naszej organizacji.
   4. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych
      Jeżeli uznasz że dla określonego procesu przetwarzamy zbyt szeroki katalog Twoich danych osobowych, nie potrzebujemy już danych osobowych do celów przetwarzania lub kwestionujesz ich prawidłowość danych – masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli ten zakres przetwarzania. O ile Twoje żądanie nie będzie sprzeciwiało się wymaganiom nakładanym na nas przez przepisy lub nie będzie to konieczne dla realizacji umowy, uwzględnimy Twoje żądanie (na okres rozpoznawania żądania przetwarzanie Twoich danych zostaje wstrzymane z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą osoby, której dane dotyczą, lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii lub państwa członkowskiego).
   5. Prawo do przenoszenia danych do innego administratora danych
      W każdej chwili możesz poprosić nas abyśmy wyeksportowali dane, które nam podałeś w toku wszystkich naszych kontaktów i całej współpracy do odrębnego pliku, w celu ich dalszego przekazania do innego administratora danych.
   6. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych
      Gdy nie chcesz, abyśmy przetwarzali Twoje dane osobowe w celach marketingowych lub przetwarzanych do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, możesz wnieść do nas takie zastrzeżenie. W takim przypadku dalej będziemy przetwarzali Twoje dane dla innych potrzeb (celów) i z wyłączeniem celu, dla którego zgłosiłeś sprzeciw.

Uprawnienia, o których mowa powyżej możesz wykonywać wyłącznie po dokonaniu autoryzacji, poprzez system PITax.pl, a tam gdzie system nie daje takiej możliwości - poprzez wysłanie uwierzytelnionej dyspozycji listem poleconym. W razie wątpliwości co do sposobu realizacji Twoich praw możesz zwrócić się do nas z prośbą o pomoc i wskazówki pisząc na adres pomoc@pitax.pl lub dzwoniąc na numer pomocy PITax.pl publikowany na stronie internetowej. Zwracamy uwagę, że nie możemy jednak wykonywać dyspozycji wyłącznie na podstawie otrzymanego e-maila lub rozmowy telefonicznej, jeśli nie będziemy w stanie potwierdzić Twojej tożsamości. Twoje dyspozycje w zakresie realizacji powyższych praw będziemy wykonywali możliwie szybko, może nam to jednak zająć do 30 dni. Zwracamy uwagę, że po zgłoszeniu żądania zaprzestania wysyłki korespondencji drogą elektroniczną przez kolejne kilka dni wciąż możesz otrzymywać korespondencję. Usunięcie konta w PITax.pl nie powoduje też natychmiastowego usunięcia danych osobowych - zostaną one usunięte w zgodnie z wymogami w terminach określonych w sekcji V. Okres przetwarzania Twoich danych osobowych niniejszego dokumentu.

Informujemy, że podanie danych osobowych takich jak: imię, nazwisko, a jeżeli dotyczy – również firma pod jaką osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą, adres e-mail, nr telefonu, adres (kod pocztowy, miejscowość, ulica, nr domu/mieszkania, województwo, powiat, gmina), PESEL, NIP, data urodzenia, informacje o stanie rodzinnym, w tym: stan cywilny, ilość i wiek dzieci, NIP i nazwa pracodawcy, informacje o przychodach, informacje o otrzymanych przez podatnika formularzach podatkowych, informacje o przysługujących ulgach podatkowych jest wymogiem złożenia przez Ciebie deklaracji podatkowej oraz korzystania z innych usług PITax.pl dostępnych za pośrednictwem naszego serwisu Internetowego i jego funkcjonalności (wymienionych w dokumencie Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną). Podanie danych osobowych takich jak: imię, nazwisko (ewentualnie także firma), adres e-mail (ewentualnie także adres siedziby, w tym kod pocztowy, miejscowość, ulica, nr domu/mieszkania), numer telefonu jest wymogiem wykonania umowy, której Jesteś stroną (np. udział w konkursie lub promocji), lub podjęcia działania na Twoje żądanie, przed zawarciem umowy.

W związku z powyższym, w przypadku, gdy skorzystasz w toku realizacji świadczeń z uprawnień takich jak Prawo do żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) lub podobnych co do istoty, – wykonanie przez nas usług wypełnienia i składania deklaracji podatkowej oraz realizacji innych umów/usług nie będzie możliwe.

Jeżeli uznasz, że w jakikolwiek sposób naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich danych osobowych to masz prawo do złożenia skargi bezpośrednio do organu nadzoru (od 25 maja 2018 roku jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). W ramach wykonania tego uprawnienia powinieneś podać pełny opis zaistniałej sytuacji oraz wskazać jakie działanie uznajesz za naruszające Twoje prawa lub wolności. Skargę należy złożyć bezpośrednio do organu nadzoru.

VII. Informacje dodatkowe i rekomendacje

W celu maksymalizacji bezpieczeństwa zalecamy łączenie się z witryną https://www.pitax.pl z wykorzystaniem systemu operacyjnego zabezpieczonego programem antywirusowym i przeglądarki internetowej w najnowszej dostępnej wersji obsługującej protokół szyfrowania transmisji danych TLS w wersji 1.2 lub wyższej. Nie polecamy obsługi naszego oprogramowania poprzez komputery, do których dostęp posiada wiele osób (kawiarnie internetowe, uczelnie, biblioteki, etc.). Przed rozpoczęciem korzystania z oferowanych przez nas usług zalecamy sprawdzenie certyfikatu TLS na pasku przeglądarki internetowej i potwierdzenie wiarygodnego bezpiecznego połączenia z witryną https://www.pitax.pl