e-Deklaracje 2025

Data aktualizacji: 19-08-2024, 15:45

e-Deklaracje 2025 – czym są i jak usprawniają rozliczenie podatkowe?

e-Deklaracje to system, który znacząco ułatwia rozliczenie z Urzędem Skarbowym. Dzięki e‑Deklaracjom w kilku krokach złożysz swoje zeznanie podatkowe, a także rozliczysz ulgi i przekażesz swój 1,5% podatku na dowolny cel. Co więcej, korzystając z takiej formy rozliczenia, otrzymasz zwrot podatku w krótszym terminie, niż miałoby to miejsce w przypadku wypełniania deklaracji PIT w tradycyjnej formie. Poniżej znajdziesz wszystkie niezbędne informacje na temat e‑Deklaracji 2024/2025.

Spis treści

Czym są e-Deklaracje 2025?
Formularze interaktywne e-Deklaracje 2025
Kto może złożyć e-Deklaracje 2025?
Informacje potrzebne do złożenia e-Deklaracji 2025
Jak złożyć e-Deklaracje 2025?
Jak podpisać e-Deklaracje?
e-Deklaracje w PITax.pl

Czym są e-Deklaracje 2025?

e-Deklaracje 2025 to wirtualny system, dzięki któremu możliwe jest przesłanie drogą elektroniczną rozliczenia podatkowego. System ten został uruchomiony 1 stycznia 2008 r. i z roku na rok cieszy się coraz większą popularnością. Za jego pośrednictwem można złożyć formularze PIT-16, 16A, 19A, 28, 28S 36, 36L, 37, 38 i 39, a także aktualizować dane osobowe, przesyłać inne dokumenty (np. podania) i sprawdzać informacje na temat stanu swoich rozliczeń. Celem systemu e-Deklaracje jest zracjonalizowanie wydatków administracji publicznej związanych z informatyzacją Polski, a także ułatwienie podatnikom rozliczania się z urzędem skarbowym.

Formularze interaktywne e-Deklaracje 2025

Formularze interaktywne e-Deklaracje przeznaczone są dla podatników i płatników będących osobami fizycznymi. Obecnie obowiązują następujące formularze interaktywne:

PIT – podatek dochodowy od osób fizycznych

• PIT-4R,
• PIT-8AR,
• PIT-8C,
• PIT-11,
• PIT-19A,
• PIT-28,
• PIT-28S,
• PIT-36,
• PIT-36L,
• PIT-37,
• PIT-38,
• PIT-39,
• PIT-CFC,
• IFT-1,
• IFT-1R,
• PIT-WZ,
• PIT-OP.

VAT – podatek od towarów i usług:

• VAT-8,
• VAT-9M,
• VAT-10,
• VAT-11,
• VAT-12,
• VAT-23,
• VAT-26,
• VAT-27,
• VAT-27K,
• VAT-UE,
• VAT-UEK

IGH-1 – formularz zawierający informacje dotyczące funkcjonowania podmiotu urządzającego i prowadzącego działalność w zakresie gier hazardowych.

Kto może złożyć e Deklaracje 2025?

Z e-Deklaracji może korzystać każdy podatnik i płatnik składek, a także przedsiębiorstwo w spadku. Usługa e-Deklaracje została uruchomiona w 2008 roku. Do podatników mogących złożyć e-Deklarację zaliczają się wszystkie podmioty odprowadzające:

• podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT),

• podatek dochodowy od osób prawnych (CIT),

• podatek od towarów i usług (VAT),

• podatek od spadków i darowizn (SD),

• podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC),

• podatek od niektórych instytucji finansowych,

• podatek od gier hazardowych,

• podatek tonażowy,

• podatek od wydobycia niektórych kopalin.

Informacje potrzebne do złożenia e-Deklaracji 2025

Aby złożyć e-Deklarację należy spełniać następujące warunki:

• posiadać podpis elektroniczny z ważnym certyfikatem, który jest potwierdzony notarialnie lub poprzez biuro certyfikujące e-podpis (w przypadku nieposiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego można złożyć formularze PIT-16, 16A, 19A, 28, 36, 36L, 37, 38 i 39, wpisując kwotę przychodu zadeklarowaną na formularzu sprzed roku w odpowiednie miejsce na formularzu interaktywnym),

• przygotować podstawowe dane, takie jak: numer PESEL, aktualny adres (a także adres małżonka i dzieci), kwotę przychodu za poprzedni rok podatkowy,

• posiadać wszystkie otrzymane rozliczenia PIT-11 i PIT-8C za rozliczany rok podatkowy, a w przypadku braku tych dokumentów samodzielnie ustaloną wartość przychodu,

• dysponować wszelkimi dokumentami, fakturami i biletami niezbędnymi do uzyskania ulg,

• przygotować numer KRS organizacji pożytku publicznego w przypadku chęci przekazania 1,5% podatku.

Jak złożyć e-Deklaracje w 2025 r.?

e-Deklarację można złożyć na trzy sposoby:

• Za pomocą formularza interaktywnego znajdującego się na stronie podatki.gov.pl, gdzie dostępne są formularze interaktywne w formacie PDF lub formularze online;

• Poprzez aplikację e-Deklaracje Desktop dostępną na stronie Ministerstwa Finansów, która działa zarówno w systemie Windows, jak i macOS oraz Linux;

• Przy użyciu oprogramowania zewnętrznej firmy, takiego jak PITax.pl, co jest najprostszym i najbardziej intuicyjnym sposobem na złożenie deklaracji podatkowej.

Jak podpisać e-Deklaracje za 2024 rok?

Aby podpisać e-Deklarację, wystarczy posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny wystawiony przez kwalifikowany urząd certyfikacji lub posłużyć się tzw. danymi autoryzującymi. Na dane autoryzujące składają się:

• PESEL lub NIP,

• imię i nazwisko,

• data urodzenia,

• kwota przychodu z ubiegłorocznego zeznania podatkowego (np. w 2025 r., kiedy składasz rozliczenie za 2024 rok, wpisujesz kwotę przychodu za 2023 r.).

Możliwe jest również złożenie podpisu elektronicznym podpisem podatnika zarejestrowanego na Portalu Podatkowym, jednak tylko w przypadku gdy e-Deklaracja wysyłana jest za pośrednictwem tego portalu.

Kolejnym sposobem podpisania e-Deklaracji jest posiadanie profilu zaufanego na platformie ePUAP, który można zautoryzować za pośrednictwem bankowości internetowej.

e-Deklaracje 2025 w PITax.pl

PITax.pl to platforma umożliwiająca proste rozliczenie PIT. Program jest całkowicie darmowy i można w nim rozliczyć wszystkie rodzaje deklaracji podatkowych w kilku krokach. Można to zrobić za pomocą każdego urządzenia posiadającego dostęp do Internetu – przez całą dobę, niezależnie od dnia tygodnia. System PITax.pl jest zintegrowany z oprogramowaniem resortu finansów e-Deklaracje i działa całkowicie intuicyjnie, a co za tym idzie, sam oblicza wszystkie wartości, pozwala rozliczyć ulgi i odliczenia oraz przekazać 1,5% na OPP, a przede wszystkim uwzględnia wszystkie aktualne przepisy prawa podatkowego.

Jak wysłać PIT przez e-Deklaracje?

e-Deklaracja to tradycyjne rozliczenie PIT w nowoczesnej, czyli elektronicznej formie. W związku z tym, aby wysłać PIT przez e-Deklarację, należy mieć dostęp do Internetu. Następnym krokiem jest wybór programu do wysłania e-Deklaracji spośród: programu Ministerstwa Finansów, aplikacji e- Deklaracje Desktop lub systemu do rozliczania PIT, np. PITax.pl. Kolejny etap to uzupełnienie danych w taki sam sposób, jak miało to miejsce w przypadku wypełniania tradycyjnego rozliczenia. Wpisywane wartości i dane są na bieżąco sprawdzane przez oprogramowanie i w razie popełnienia pomyłki zostaje wyświetlony komunikat informujący o nieprawidłowo wypełnionych pozycjach. Po należytym uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól system informuje, że formularz jest gotowy do wysłania. W celu wysłania e-Deklaracji do właściwego urzędu skarbowego należy złożyć podpis elektroniczny. Ostatnim krokiem jest kliknięcie odnośnika „wyślij”, po czym następuje automatyczne sprawdzanie poprawności deklaracji i możliwe jest pobranie UPO, czyli urzędowego poświadczenia odbioru, będącego potwierdzeniem złożenia deklaracji podatkowej w formie elektronicznej.

Gdzie sprawdzić przychód za poprzedni rok?

Przychód za poprzedni rok podatkowy można sprawdzić na stronie podatki.gov.pl. W tym celu trzeba mieć założony profil zaufany, utworzony e-dowód lub użyć autoryzacji przez bankowość elektroniczną. Drugim, nieco bardziej tradycyjnym sposobem na uzyskanie informacji o przychodzie za poprzedni rok, jest wizyta w urzędzie skarbowym. Aby uzyskać kopię rozliczenia PIT, należy złożyć wniosek o wydanie tej kopii. Ta usługa, w przeciwieństwie do elektronicznej drogi, jest płatna 5 zł za każdą kopiowaną stronę dokumentu.

Najprostszym i najpewniejszym sposobem na szybkie sprawdzenie przychodu za poprzedni rok jest drukowanie deklaracji po każdym rozliczeniu z urzędem skarbowym i przechowywanie dokumentów. Co więcej, w świetle obowiązujących przepisów, dokumenty podatkowe powinny być przechowywane przez pięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozliczenie. Stosując się do tej regulacji, nikt nie powinien mieć problemu z uzyskaniem informacji o wysokości przychodu za poprzedni rok.

Czym jest e-podpis?

E-podpis, czyli kwalifikowany podpis elektroniczny, to forma potwierdzenia autentyczności składanego online dokumentu i tożsamości jego nadawcy.
E-podpis musi spełniać takie same warunki, jak podpis tradycyjny – powinien być unikatowy i trudny lub niemożliwy do podrobienia. Bezpieczny podpis elektroniczny można nabyć w kilku miejscach: w Krajowej Izbie Rozliczeniowej, Enigma S.O.I. i Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych. Instytucje te wydają certyfikat i klucz prywatny przechowywany na karcie kryptograficznej, które stanowią uwierzytelnienie e-podpisu.

Prostszym i darmowym sposobem na złożenie e-podpisu jest założenie konta na platformie ePUAP. Posiadając profil zaufany (potwierdzony za pośrednictwem bankowości internetowej) można podpisywać elektroniczne dokumenty, jak np.
e-Deklaracje.

Jak złożyć korektę w e-Deklaracji?

Korektę e-Deklaracji składa się tak samo jak właściwą deklarację podatkową, wystarczy jedynie zaznaczyć na pierwszej stronie kreatora, że jest to korekta zeznania, a nie złożenie zeznania (zaznaczenie pola „korekta zeznania”).

Jak pobrać UPO?

UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru, jest potwierdzeniem złożenia deklaracji podatkowej w formie elektronicznej. UPO można pobrać jedynie w przypadku gdy e-Deklaracja została prawidłowo złożona i zweryfikowana, czyli ma status „200: Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO”. Pozytywna weryfikacja e-Deklaracji sprawia, że automatycznie zostaje podświetlony przycisk „Pobierz urzędowe poświadczenie odbioru (UPO)” w kreatorze. Należy na niego kliknąć i nastąpi pobieranie pliku PDF zawierającego dokument UPO będący dowodem prawidłowego przesłania deklaracji podatkowej w formie elektronicznej.

Jak dodać PIT/O do e Deklaracji?

Załącznik PIT/O należy składać równocześnie z zeznaniem podatkowym PIT-28, PIT-28S, PIT-36, PIT-36S, PIT-36L, PIT-36LS lub PIT-37. Można to zrobić zarówno za pośrednictwem e-Deklaracji na stronie podatki.gov.pl, jak i przy użyciu kreatora firmy zewnętrznej, takiej jak PITax.pl.

Skąd pobrać druki interaktywne?

Na stronie podatki.gov.pl znajdują się formularze interaktywne dotyczące rejestracji podatników (NIP-2 NIP-7 NIP-8 ZAP-3). Można tam znaleźć także formularze elektroniczne dotyczące innych podatków jak np. gier hazardowych, podatku tonażowego oraz podatku od niektórych instytucji finansowych (IGH-1 PT-1 PT-2 FIN-1 PSD-1) oraz pozostałe formularze interaktywne (CBC-P CBC-R CRS-1 FAT-1 OEG-1 ORD-TK ORD-U ORD-W1 SPW-1 SPW-2 WZP-1K WZP-1M WZP-1R WZS-1K WZS- 1M WZS-1R DRA-2). Druki PIT, jak również załączniki do druków PIT znajdują się także na stronach internetowych służących do składania zeznań podatkowych, takich jak PITax.pl.

Jakie są kody weryfikacji w systemie eDeklaracje 2025?

Podczas ostatniego kroku wypełniania e-Deklaracji należy kliknąć „Wyślij”, po czym następuje automatyczne sprawdzanie poprawności deklaracji. System po zweryfikowaniu poprawności deklaracji podatkowej wyświetla informację, czy formularz może zostać przesłany i na tej podstawie można pobrać potwierdzenie złożenia deklaracji, czyli UPO. Prawidłowo wypełniony i przesłany formularz spowoduje wysłanie komunikatu „200: Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO”. Pojawienie się innej informacji oznacza wystąpienie błędu, a co za tym idzie, konieczność poprawienia deklaracji. Niepoprawnie wypełniony formularz może być oznaczony:

• 100 Błędny komunikat SOAP,

• 101 Proszę o ponowne przesłanie dokumentu,

• 102 Proszę o ponowne przesłanie żądania UPO,

• 300 Brak dokumentu,

• 301 Dokument w trakcie przetwarzania,

• 302 Dokument wstępnie przetworzony,

• 303 Dokument w trakcie weryfikacji podpisu,

• 400 Przetwarzanie dokumentu zakończone błędem,

• 401 Dokument niezgodny ze schematem xsd,

• 408 Dokument zawiera błędy uniemożliwiające jego przetworzenie,

• 409 Dokument zawiera niewłaściwą ilość i/lub rodzaj elementów,

• 410 Złożony dokument (zeznanie) bez podpisu nie może być korektą,

• 411 W systemie jest już złożony dokument (zeznanie) z takim numerem NIP,

• 412 Weryfikacja negatywna – niezgodność danych informacyjnych,

• 413 Dokument z certyfikatem bez wymaganych atrybutów,

• 414 Weryfikacja negatywna – błąd danych identyfikacyjnych,

• 415 Zawartość załącznika niezgodna z deklarowaną listą plików,

• 416 Dla tego typu deklaracji załącznik binarny nie jest dozwolony,

• 417 Wniosek VAT-REF wymaga przynajmniej jednej z pozycji: VATRefundApplication lub ProRataRateAdjustment,

• 418 Dla złożonej deklaracji wymagane jest użycie podpisu kwalifikowanego.