Czym są koszty uzyskania przychodu?
Koszty uzyskania przychodu to kwota, którą odejmujesz od zarobków, zanim policzysz podatek. Podatek płacisz od dochodu, czyli od tego, co zostaje:
przychód – koszty uzyskania przychodu = dochód
Im wyższe koszty, tym niższy dochód i niższy podatek. Przy zarobkach z etatu, zlecenia i umowy o dzieło koszty są zwykle z góry ustalone w ustawie – nie zbierasz na nie faktur ani paragonów. Odlicza je już pracodawca albo zleceniodawca, gdy co miesiąc liczy zaliczkę na podatek. Ty przenosisz je z PIT-11 do zeznania rocznego.
Przykład. Przez cały rok masz jeden etat w miejscowości, w której mieszkasz. Twoje koszty to 3000 zł. Przy stawce 12% podatek jest dzięki nim niższy o 360 zł.
Ten poradnik dotyczy zarobków z etatu, zlecenia, umowy o dzieło, praw autorskich oraz zasiadania w zarządzie albo radzie nadzorczej. Rozliczasz je w PIT-37 albo PIT-36. W firmie na skali podatkowej albo podatku liniowym (PIT-36L) kosztami są wydatki, które ponosisz na firmę, ale nie wszystkie – rządzą nimi osobne zasady.
Ile wynoszą koszty uzyskania przychodu z umowy o pracę?
Koszty pracownika zależą od dwóch rzeczy: gdzie mieszkasz i czy masz jeden etat, czy kilka naraz.
| Gdzie mieszkasz | Jeden etat | Kilka etatów naraz |
|---|---|---|
| W miejscowości, w której jest zakład pracy | 250 zł miesięcznie, najwyżej 3000 zł w roku | najwyżej 4500 zł w roku |
| W innej miejscowości niż zakład pracy | 300 zł miesięcznie, najwyżej 3600 zł w roku | najwyżej 5400 zł w roku |
Kwoty z drugiego wiersza mają dodatkowe warunki – znajdziesz je w następnej części. Tak samo liczysz koszty przy stosunku służbowym, spółdzielczym stosunku pracy i pracy nakładczej.
Koszty liczysz za miesiące, w których miałeś przychód z etatu. Jeśli pracowałeś tylko część roku, będą niższe – np. za 7 miesięcy to 7 × 250 zł, czyli 1 750 zł.
Masz dwa etaty naraz? Każdy pracodawca odlicza koszty co miesiąc, więc suma z dwóch PIT-11 może być wyższa niż Twój roczny limit. W zeznaniu wpisujesz wtedy najwyżej 4500 zł, a gdy spełniasz warunki wyższych kosztów za dojazd – 5400 zł. Możesz też złożyć jednemu z pracodawców wniosek, żeby kosztów nie stosował. Im wcześniej w roku to zrobisz, tym mniejsze ryzyko dopłaty w zeznaniu.
Kiedy masz prawo do wyższych kosztów za dojazd do pracy?
Wyższe koszty, czyli 300 zł miesięcznie, przysługują Ci za te miesiące, w których spełniasz łącznie trzy warunki:
- mieszkasz na stałe albo czasowo w innej miejscowości niż ta, w której jest zakład pracy,
- nie dostajesz dodatku za rozłąkę,
- pracodawca nie zwraca Ci kosztów dojazdu – chyba że doliczył zwrot do Twojego przychodu i go opodatkował.
Nie ma znaczenia, czym dojeżdżasz ani ile wydajesz. Nie zbierasz biletów ani rachunków za paliwo. Wyższe koszty masz także wtedy, gdy pracujesz zdalnie i spełniasz te warunki.
Jak zgłosić pracodawcy wyższe koszty uzyskania przychodu?
Żeby pracodawca odliczał 300 zł co miesiąc, złóż mu oświadczenie, że spełniasz warunki. Możesz to zrobić w formularzu PIT-2 albo w inny sposób przyjęty w Twojej firmie, np. w systemie kadrowym. Pracodawca uwzględni oświadczenie najpóźniej od następnego miesiąca. Działa ono także w kolejnych latach. Gdy przestaniesz spełniać warunki, np. po przeprowadzce, musisz je wycofać.
Nie złożyłeś oświadczenia? Wyższe koszty wpiszesz sam w zeznaniu rocznym – zamiast kwoty z PIT-11.
Przykład. Pani Anna mieszka w Wieliczce i przez cały rok pracuje na jednym etacie w Krakowie. Nie dostaje dodatku za rozłąkę ani zwrotu kosztów dojazdu. Oświadczenia nie złożyła, więc pracodawca odliczał 250 zł miesięcznie i w PIT-11 wykazał 3000 zł kosztów. W zeznaniu pani Anna wpisuje 3600 zł. Jej dochód jest niższy o 600 zł, a podatek przy stawce 12% – o 72 zł.
Kiedy możesz odliczyć bilety okresowe zamiast kosztów ryczałtowych?
Jeśli na dojazdy do pracy wydajesz więcej, niż wynoszą Twoje roczne koszty z tabeli, możesz w zeznaniu wpisać rzeczywiste wydatki na bilety. Zastępują one koszty ryczałtowe – jednych z drugimi nie sumujesz. Muszą być spełnione trzy warunki:
- dojeżdżasz autobusem, pociągiem, promem albo komunikacją miejską,
- masz imienne bilety okresowe, np. miesięczne,
- pracodawca nie zwrócił Ci kosztów dojazdu – chyba że doliczył zwrot do Twojego przychodu i go opodatkował.
Dowodem są wyłącznie imienne bilety okresowe. Bilety jednorazowe, paragony za paliwo i rachunki za taksówkę się nie liczą. Bilety zachowaj razem z innymi dokumentami do zeznania.
Bilety odliczasz tylko w zeznaniu rocznym. Pracodawca w ciągu roku ich nie uwzględnia.
Przykład. Pan Jan ma jeden etat i przez cały rok dojeżdża pociągiem do pracy w innym mieście. Pracodawca nie zwraca mu kosztów dojazdu. Imienny bilet miesięczny kosztuje 420 zł, czyli 5 040 zł rocznie. To więcej niż 3600 zł, więc w zeznaniu pan Jan wpisuje 5 040 zł. Jego dochód jest dzięki temu niższy o kolejne 1 440 zł.
Ile wynoszą koszty uzyskania przychodu przy zleceniu i umowie o dzieło?
Przy umowie zlecenia i umowie o dzieło koszty to zwykle 20% przychodu. Jeśli z wynagrodzenia są potrącane składki emerytalna, rentowa i chorobowa, najpierw je odejmujesz, a 20% liczysz od reszty.
Przykład. Za umowę o dzieło dostajesz 4 000 zł, bez składek. Koszty to 800 zł, a dochód – 3 200 zł.
Gdy zleceniodawcą jest firma albo instytucja, to ona odlicza koszty i wykazuje je w PIT-11. Jeśli Twoje rzeczywiste wydatki związane z umową były wyższe i masz na to dowody, np. faktury, w zeznaniu wpisujesz rzeczywiste koszty.
Małe umowy do 200 zł. Jeśli umowę na kwotę do 200 zł zawierasz z firmą albo instytucją, w której nie jesteś pracownikiem, zleceniodawca pobiera ryczałt 12% od całej kwoty, bez kosztów. Takiego przychodu nie wpisujesz do zeznania rocznego.
Koszty 20% mają też m.in. osoby, które zarabiają na osobiście wykonywanej działalności artystycznej, naukowej albo trenerskiej, sportowcy, biegli sądowi oraz osoby, które pełnią obowiązki społeczne lub obywatelskie.
Kto może stosować 50% koszty autorskie?
Koszty w wysokości 50% przychodu przysługują twórcom i artystom wykonawcom. Dotyczą tej części wynagrodzenia, którą dostajesz za korzystanie z praw autorskich lub pokrewnych albo za rozporządzanie nimi, np. za przeniesienie praw do utworu na pracodawcę. Możesz je mieć na etacie albo przy innej umowie, np. o dzieło.
Ustawa ogranicza 50% koszty do wymienionych rodzajów działalności. Są to m.in. tworzenie programów i gier komputerowych, architektura, literatura, muzyka, fotografika, sztuki plastyczne, dziennikarstwo, działalność naukowa i badawczo-rozwojowa oraz dydaktyka na uczelni.
50% liczysz od wynagrodzenia za prawa autorskie, po odjęciu przypadających na nie składek emerytalnej, rentowej i chorobowej. W całym roku takie koszty nie mogą przekroczyć 120 000 zł – łącznie ze wszystkich umów. Jeśli Twoje rzeczywiste, udokumentowane wydatki były wyższe, wpisujesz je w zeznaniu, nawet ponad ten limit.
50% kosztów nie stosujesz do przychodów z firmy – także wtedy, gdy jako przedsiębiorca sprzedajesz prawa autorskie.
Planowana zmiana od 2027 r. Rząd skierował do Sejmu projekt ustawy (druk nr 3147), który podnosi pierwszy próg skali podatkowej ze 120 000 zł do 130 000 zł. Limit 50% kosztów jest równy temu progowi. Według projektu nowy próg stosuje się do dochodów uzyskanych od 1 stycznia 2027 r., więc limit za 2027 r. wyniósłby 130 000 zł. Projekt czeka na pierwsze czytanie w Sejmie. Rozliczenia za 2026 r. ta zmiana nie dotyczy.
Jakie koszty mają członkowie zarządu i rady nadzorczej?
Jeśli dostajesz wynagrodzenie za zasiadanie w zarządzie, radzie nadzorczej, komisji albo innym organie stanowiącym osoby prawnej, np. spółki, Twoje koszty to 250 zł miesięcznie, najwyżej 3000 zł w roku. Tak samo jest przy kontrakcie menedżerskim i umowie o zarządzanie przedsiębiorstwem.
Jeśli wynagrodzenie tego samego rodzaju dostajesz z kilku miejsc – np. zasiadasz w dwóch radach nadzorczych – albo z jednego miejsca, ale z kilku tytułów, roczny limit dla tych zarobków to 4500 zł.
Jak liczyć koszty przy uldze dla młodych i innych zwolnieniach PIT-0?
Ulga dla młodych, ulga na powrót, ulga dla rodzin 4+ i ulga dla pracujących seniorów zwalniają z podatku zarobki do 85 528 zł w roku. Koszty stosujesz wtedy tylko do tej części zarobków, od której płacisz podatek. Nie mogą być od niej wyższe.
- Wszystkie zarobki z etatu albo zlecenia mieszczą się w uldze – kosztów nie odliczasz.
- Zarobki przekraczają limit ulgi – koszty z etatu odliczasz najwyżej do wysokości nadwyżki, a 20% ze zlecenia liczysz tylko od nadwyżki.
Przykład. Masz 24 lata i przez cały rok pracujesz na jednym etacie. Twój przychód to 87 000 zł. Ulga dla młodych obejmuje 85 528 zł, a opodatkowane jest 1 472 zł. Twoje koszty wynoszą więc 1 472 zł, a nie 3000 zł. Dochód do opodatkowania to zero.
Jeśli masz też 50% koszty autorskie, obowiązuje dodatkowy limit. Zwolnione zarobki z etatu i 50% koszty razem nie mogą przekroczyć 120 000 zł w roku.
Jak wpisać koszty uzyskania przychodu w zeznaniu rocznym?
Koszty, które w ciągu roku odliczył pracodawca albo zleceniodawca, znajdziesz w PIT-11. W PIT-37 i PIT-36 wpisujesz je obok przychodu z danego źródła, w rubryce na koszty uzyskania przychodów. Zeznanie za 2026 rok składasz od 15 lutego do 30 kwietnia 2027 r.
Inną kwotę niż w PIT-11 wpisujesz m.in. wtedy, gdy:
- masz prawo do wyższych kosztów za dojazd, a pracodawca ich nie stosował,
- odliczasz imienne bilety okresowe,
- suma kosztów z kilku PIT-11 przekracza Twój roczny limit,
- pracodawca na Twój wniosek nie odliczał kosztów, a masz do nich prawo,
- masz udokumentowane wyższe koszty zlecenia, dzieła albo pracy twórczej.
Kosztów nie odliczasz m.in. od emerytury, renty i zasiłków z ubezpieczenia społecznego, np. macierzyńskiego. Nie ma ich też przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych (PIT-28).
Koszty to nie jedyny sposób na niższy podatek. Dochód albo podatek obniżają też ulgi – ich listę znajdziesz w zestawieniu ulg i odliczeń w PIT.
Rekomendacja PITax Rozliczenie PIT
PITax – rozlicz PIT i uwzględnij koszty uzyskania przychodu
Źródła:
- art. 9 ust. 2, art. 13, art. 22 ust. 1, 2, 3b, 9, 9a, 9aa, 9b, 10, 10a i 11–13, art. 27 ust. 1, art. 30 ust. 1 pkt 5a i ust. 3, art. 31a, art. 32 ust. 6–8 oraz art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;
- art. 12 ust. 2 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne;
- Ministerstwo Finansów, Dochody z pracy, podatki.gov.pl, aktualizacja z 30 września 2026 r. [dostęp: 07.10.2026];
- Ministerstwo Finansów, Dochody z umowy zlecenia lub o dzieło, podatki.gov.pl, aktualizacja z 30 września 2026 r. [dostęp: 07.10.2026];
- Ministerstwo Finansów, Dochody z praw autorskich, podatki.gov.pl, aktualizacja z 30 września 2026 r. [dostęp: 07.10.2026];
- Ministerstwo Finansów, Broszura informacyjna do zeznania PIT-37 za 2025 rok [dostęp: 07.10.2026];
- formularz PIT-2 (9), oświadczenia i wnioski podatnika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek – formularze PIT na podatki.gov.pl;
- rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, druk sejmowy nr 3147 z 29 września 2026 r.
